W tym artykule zostaną opisane rodzaje faktur, jakie można spotkać w systemie smartFlow. Jest to informacja typowo dla księgowych, ponieważ dowiedzą się oni, w jaki sposób różnego typu faktury zostaną przeniesione do systemu księgowego.

Podczas etapu “Opis dokumentu” i “Weryfikacja” mamy dostęp do rozwijanej listy z różnymi rodzajami faktur. W kolejnych etapach ta funkcja zostanie zablokowana, żeby użytkownicy nawet przez przypadek nie zmienili tych danych na niepoprawne.

W systemie mamy dostępnych 5 rodzajów faktur:

1. Faktura

Jest to zwykła faktura kosztowa.

2. Korekta

Jest to faktura korygująca. Po jej wybraniu pojawi nam się dodatkowe pole: “Koryguję fakturę nr”, w którym należy wpisać numer faktury, która ma zostać skorygowana. Jest to bardzo ważne, ponieważ korekta musi zostać wystawiona do konkretnej faktury, co oczywiście również jest wypełniane przez naszą firmę smartBusiness. 

Po przeniesieniu zaksięgowanej faktury do systemu księgowego bardzo łatwo można znaleźć informację, że jest to faktura korygująca, ponieważ pojawi się dopisek w opisie danej faktury.

3. Faktura proforma

Nie jest ona dokumentem księgowym i nie zostanie przeniesiona do systemu księgowego. Jednak udostępniliśmy możliwość korzystania z opcji proforma dla naszych klientów, ponieważ korzystają z naszego systemu smartPay, (to znaczy płacą za faktury zbiorczo) i pojawiła się potrzeba, żeby również dodawać tego typu faktury do naszego systemu. 

Faktury proforma, przejdą przez etapy w systemie smartFlow. Zostaną odczytane dane z faktury i będzie ona widoczna w głównej tabeli w systemie smartFlow. Następnie przejdzie proces opisu i akceptacji, a na końcu zostanie przeniesiona do modułu smartPay.

 

Czym się różni zwykła faktura od proformy? 

Tym, że faktura proforma po etapie “Akceptacja” uzyskuje status “Dekretacja”, ale po akceptacji nie zostanie ona wyeksportowana do systemu księgowego. 

Dodatkowo faktura proforma nie zostanie uznana w naszych raportach kosztowych w systemie smartControl, czyli  nie musimy martwić się, że zdublujemy sobie jakieś koszty, kiedy proforma trafia do naszego systemu. To rozwiązanie jest zabezpieczone systemowo, więc nie zdarzy się taki przypadek. 

4. Faktura zaliczkowa

Jest ona traktowana jako zwykła faktura, jednak jeżeli Twój system księgowy posiada specjalne pole na tego typu dokumenty, to system smartFlow umieści je właśnie w tym miejscu, natomiast jeżeli nie ma wyróżnionego takiego typu faktury, to będzie wtedy zaksięgowana jako zwykła faktura, a w opisie zostanie dodany dopisek “Zaliczka” tak, żeby ją wyróżnić.

5. Faktura końcowa

Po wybraniu tego rodzaju faktury, pojawia się dodatkowe pole “Dopełnia fakturę nr”, czyli do jakiej faktury zaliczkowej ma zostać przypisana ta faktura końcowa. To również jest odczytywane przez firmę smartBusiness i trafia do etapów opisu i akceptacji. 

Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zapoznaj się z instrukcją mapowania, bądź też naszym działem technicznym. Tam dowiesz się bardziej szczegółowo, jak takie dane zostaną przetransportowane do Twojego systemu księgowego. 

To wszystkie typy dokumentów, które mamy na ten moment do wyboru w systemie smartFlow, jeżeli potrzebujesz jakiejś dodatkowej opcji, to daj znać. Chętnie przygotujemy dla Ciebie nowe rozwiązania, żebyś mógł/mogła jeszcze sprawniej księgować wszystkie dokumenty 🙂

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły