Regulamin

Regulamin korzystania z usług serwisu app.smartbusiness.software z dnia 1 czerwca 2020 roku („Regulamin”)

Artykuł 1. Pojęcia i definicje

Terminy używane w Regulaminie oznaczają:

smartBusiness

smartBusiness spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bydgoszczy przy ul. Grunwaldzkiej 2/15, 85-236 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. Bydgoszczy w Bydgoszczy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000730289, o kapitale zakładowym w wysokości 15.000,00 PLN, posługująca się numerem NIP: 5542964866;

Portal

Prowadzony przez smartBusiness serwis internetowy on-line pod adresem app.smartbusiness.software, skierowany do przedsiębiorców, w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców, w ramach którego oferowane są usługi związane z analizą dokumentów firmowych;

Użytkownik

Podmiot, który spełnia warunki Regulaminu i utworzone zostało dla niego Konto i tym samym uzyskał on dostęp do usług świadczonych przez Portal na zasadach określonych w Regulaminie;

Usługi

Usługi świadczone przez smartBusiness polegają na udostępnieniu Użytkownikowi Portalu oraz wszystkich jego funkcji zgodnie z typem konta określonym w Cenniku wraz z założeniem Konta oraz na przetwarzaniu dokumentów przesłanych przez smartBusiness oraz przez Użytkownika.

Zestaw Danych

Wykonanie usługi skutkuje zwróceniem zestawu danych z przesłanych przez Użytkownika lub smartBusiness dokumentów w formacie danych dostosowanym do predefiniowanego systemu księgowego Użytkownika, umożliwiając ich bezpośrednie zaksięgowanie, archiwizację lub przygotowanie płatności. Do zestawu danych należą w szczególności: numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży lub zakończenia świadczenia usług lub data dostawy, termin płatności, NIP wystawcy faktury, NIP odbiorcy faktury, nazwa wystawcy faktury, nazwa odbiorcy faktury, adres wystawcy faktury, adres odbiorcy faktury, suma do zapłaty, kwota netto, stawka VAT, kwota VAT wg stawki VAT, kwota brutto wg stawki VAT, suma netto; suma VAT, suma brutto, waluta, numer rachunku bankowego odbiorcy płatności.

Konto

Utworzony w Portalu dla Użytkownika zbiór zasobów pod unikalną nazwą, w którym gromadzone są dane Użytkownika oraz informacje o jego działaniach w ramach Portalu;

Rejestracja

Procedura zakładania Konta w Portalu.

Plan Abonamentowy

Określony w Cenniku oraz zakres Usług, ze wskazaniem ceny za przetwrzony dokument oraz funkcji dostępnych w poszczególnym rodzaju konta.

 

Artykuł 2. Warunki korzystania z Portalu

  1. Użytkownikami mogą być przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców oraz osoby świadczące pracę na rzecz Użytkownika na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.
  2. W celu Rejestracji Użytkownik lub osoba reprezentująca Użytkownika powinna wypełnić formularz rejestracyjny poprzez podanie adresu e-mail, iImienia i nazwiska, nazwy firmy którą reprezentuje oraz NIPu..
  3. smartBusiness może uzależnić Rejestrację lub korzystanie z Portalu przez Użytkownika od uwiarygodnienia danych Użytkownika lub przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji. Użytkownik odpowiada za poprawność i prawidłowość danych. W przypadku braku możliwości pozytywnej weryfikacji danych podanych przez Użytkownika smartBusiness jest uprawnione do usunięcia Konta.
  4. W wyniku prawidłowej Rejestracji smartBusiness tworzy dla Użytkownika Konto główne przypisane do adresu e-mail podanego w formularzu rejestracyjnym, które służy do rozliczeń za Usługę. Użytkownik uzyskuje dostęp do Konta po podaniu w Portalu adresu e-mail i hasła (logowanie).
  5. Konto zawiera dane Użytkownika podane przez niego w formularzu rejestracyjnym oraz w trakcie korzystania z Portalu. W przypadku zaistnienia późniejszej zmiany danych Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie je zaktualizować. Do każdego Konta głównego musi być przyporządkowany inny adres e-mail.
  6. smartBusiness zastrzega sobie możliwość czasowego zablokowania Konta bądź dostępu do wybranych Usług w przypadku stwierdzenia, że bezpieczeństwo Konta jest zagrożone. smartBusiness może uzależnić dalsze korzystanie z Konta przez Użytkownika od dokonania zmiany hasła dostępowego do danego Konta. Po dokonaniu zmiany hasła Użytkownik natychmiast odzyska dostęp do Konta.
  7. smartBusiness nie udziela zgody na jakiekolwiek udostępnienie danych do logowania osobom trzecim. Użycie loginu i hasła umożliwia dostęp do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, stąd Użytkownik zobowiązany jest zapewnić należytą ochronę przekazanego hasła przed ujawnieniem i użyciem przez osoby nieuprawnione. Wszelkie czynności dokonywane za pośrednictwem Konta Użytkownika obciążają finansowo Użytkownika.
  8. Korespondencja z Użytkownikiem będzie wykonywana drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w danych adresowych Konta Użytkownika. smartBusiness nie ponosi odpowiedzialności za błędne wskazanie danych adresowych przez Użytkownika lub brak ich niezwłocznej aktualizacji w przypadku zmiany. Korespondencję wysłaną Użytkownikowi uznaje się za doręczoną, jeśli została ona wysłana z uwzględnieniem danych adresowych wskazanych przez Użytkownika.

Artykuł 3. Minimalne wymagania sprzętowe dla prawidłowego korzystania z Usługi

  1. Do obsługi Portalu wymagane jest zainstalowanie i prawidłowe korzystanie z przeglądarki internetowej Google Chrome, zgodnie z wymaganiami zawartymi na stronie internetowej https://support.google.com/chrome/a/answer/7100626?hl=pl:
  2. Zalecane wymagania sprzętowe do korzystania z Usługi są następujące::

a) Procesor Intel lub AMD min. 2 GHz

b) 2 GB pamięci RAM

c) Dysk: 1 GB wolnej przestrzeni

d) Zalecana minimalna rozdzielczość ekranu to 1920×1080

3. Aby sprawnie korzystać z Portalu niezbędny jest dostęp do dowolnego typu połączenia z Internetem, o przepustowości nie mniejszej niż 6 Mb/s (zalecane jest 25 Mb/s).

Artykuł 4. Bezpieczeństwo Użytkowników

  1. Wszelkie działania podejmowane przez Użytkownika w ramach Portalu powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami oraz przeznaczeniem Portalu.
  2. Użytkownik w celu zachowania bezpieczeństwa swoich danych zobowiązany jest do używania bezpiecznego hasła oraz jego nieujawniania.
  3. Wszelkie możliwe naruszenia bezpieczeństwa powinny być zgłaszane w trybie pilnym na adres e-mail: IT@smartbusiness.software.

Artykuł 5. Prawa własności intelektualnej

  1. Wszelkie materiały, w tym elementy grafiki, układ i kompozycja tych elementów, znaki towarowe oraz inne informacje, dostępne na stronach internetowych Portalu stanowią przedmiot praw wyłącznych smartBusiness. Wskazane elementy stanowią przedmiot autorskich praw majątkowych, praw własności przemysłowej, w tym praw z rejestracji znaków towarowych oraz praw do baz danych i jako takie korzystają z ustawowej ochrony prawnej.
  2. Pobieranie lub wykorzystywanie w jakimkolwiek zakresie dostępnych w ramach Portalu materiałów wymaga każdorazowo zgody smartBusiness i nie może naruszać postanowień regulaminu oraz powszechnie obowiązującego prawa, jak również nie może naruszać interesów smartBusiness. Zabronione jest również wykorzystywanie oznaczeń Portalu lub smartBusiness, w tym charakterystycznych elementów grafiki, w ramach własnych serwisów internetowych.
  3. smartBusiness udziela Użytkownikowi ograniczonej, odwołalnej, niewyłącznej, bez prawa sublicencjonowania, licencji na korzystanie z interfejsu Portalu poprzez używanie zgodne z przeznaczeniem na więcej niż jednym komputerze w ramach obsługi tego samego Konta, z wyłączeniem prawa do utrwalania i zwielokrotniania interfejsu w celu innym niż dostęp do Portalu.
  4. Udzielone licencje wygasają w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy. Oprogramowanie wykorzystywane przez smartBusiness do świadczenia Usług chronione jest prawem autorskim.

Artykuł 6. Oświadczenia

  1. Użytkownik oświadcza, iż jest świadomy oraz akceptuje, że smartBusiness nie gwarantuje 100% poziomu poprawności przetwarzania danych z przesłanych dokumentów. Natomiast za każdy błąd, który zostanie zgłoszony przez Użytkownika nie zostanie naliczona opłata za dokument, w którym ten błąd został popełniony.

Artykuł 7. Prywatność

  1. Podane przez Użytkownika dane osobowe zbierane i przetwarzane są przez smartBusiness sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  2. Akceptując Regulamin Użytkownik wyraża zgodę na gromadzenie i przetwarzanie jego danych w celu zapewnienia pełnej funkcjonalności Portalu.
  3. Użytkownik może nie wyrazić zgody na przetwarzanie i wykorzystywanie podanych przez niego danych w celach marketingowych drogą mailową.

Artykuł 8. Zawarcie i rozwiązanie Umowy

  1. Zawarcie umowy między Użytkownikiem a smartBusiness następuje po odesłaniu podpisanej wersji umowy w formie elektronicznego skanu na adres umowy@smartbusiness.software lub elektronicznemu podpisaniu umowy za pomocą serwisu Autenti. Data zawarcia oraz treść dedykowanej umowy zawartej pomiędzy smartBusiness a Użytkownikiem jest nadrzędna wobec daty rejestracji Konta, akceptacji Regulaminu oraz treści Regulaminu.
  2. W przypadku, gdy Użytkownik nie zleci przetwarzania żadnej faktury może w każdym czasie wypowiedzieć umowę poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy skutkuje usunięciem Konta Użytkownika po upływie okresu wypowiedzenia.
  3. W przypadku, gdy Użytkownik zleci przetwarzanie faktur, wypowiedzenie umowy przez Użytkownika możliwe jest wyłącznie po dokonaniu rezygnacji z dostępu do funkcji Portalu oraz dalszego przetwarzania faktur. Wówczas Użytkownik może wypowiedzieć umowę poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy skutkuje zablokowaniem Konta Użytkownika po upływie okresu wypowiedzenia.
  4. smartBusiness ma prawo wstrzymać realizację Usługi lub wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w drodze oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, w przypadku: 

(i) opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia przez Użytkownika przekraczającego 7 (siedem) dni; 

(ii) wykorzystania Portalu do działań niezgodnych z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa lub naruszających prawa osób trzecich; 

(iii) udostępnienia danych do logowania lub dostępu do Portalu, o których w art. 2 ust. 7 Regulaminu, podmiotowi nieuprawnionemu.

5. smartBusiness może w każdym czasie, bez podania przyczyn pisemnie lub w formie dokumentowej wypowiedzieć umowę, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

6. Wypowiedzenie, rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty na rzecz smartBusiness wynagrodzenia za świadczone Usługi w okresie jej obowiązywania.

7. Jeżeli umowa została wypowiedziana przez smartBusiness, to ponowne zawarcie umowy o świadczenie Usług wymaga wyraźnej zgody smartBusiness.

Artykuł 9. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. W związku ze świadczeniem Usług Użytkownik powierza smartBusiness przetwarzanie danych osobowych.
  2. Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych przez smartBusiness określają Zasady przetwarzania danych osobowych, stanowiące załącznik do Regulaminu.
  3. smartBusiness zapewnia, że przetwarza powierzone dane osobowe zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami, a w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). smartBusiness zapewnia bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

Artykuł 10. Pomoc techniczna i postępowanie reklamacyjne

  1. smartBusiness udziela Użytkownikom pomocy technicznej w celu zapewnienia sprawnego korzystania ze swoich usług.
  2. Pomoc techniczna udzielana jest drogą mailową po uprzednim kontakcie na adres IT@smartbusiness.software. Dopuszczalne będą również inne środki komunikacji elektronicznej publikowane na stronie Portalu.
  3. Użytkownik może złożyć reklamację, jeżeli usługi przewidziane w Regulaminie nie są realizowane przez smartBusiness lub są realizowane niezgodnie z postanowieniami Regulaminu.
  4. Reklamację można złożyć w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: nazwę Użytkownika, datę wystąpienia i opis zgłaszanych zastrzeżeń.
  5. Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji smartBusiness zwraca się do składającego reklamację o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie.
  6. smartBusiness rozpoznaje reklamację w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci, z zastrzeżeniem, że smartBusiness może odmówić rozpatrzenia reklamacji złożonych po upływie 90 dni od ujawnienia się przyczyn reklamacji.
  7. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres e-mail przypisany do Konta danego Użytkownika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach smartBusiness może wysłać odpowiedź na inny, wskazany przez składającego reklamację, adres e-mail, który nie jest przypisany do Konta Użytkownika.

 

Artykuł 11. Zmiany Regulaminu lub Cennika

  1. smartBusiness może zmienić Regulamin i uruchomić nową wersję Usług. Zmiana staje się skuteczna w terminie wskazanym przez smartBusiness, który nie może być krótszy niż 7 dni od momentu udostępnienia w Portalu zmienionego Regulaminu lub poinformowania Użytkownika za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail przypisany do Konta głównego.
  2. Użytkownik zostanie powiadomiony o zmianach Regulaminu i o możliwości jego akceptacji. Za akceptację zmian uważa się także przekazanie dokumentów do przetworzenia.
  3. Odmowa zaakceptowania zmian jest równoznaczna z rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym.

 

Artykuł 12. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednie postanowienia Umowy na świadczenie usługi smartBusiness zawartej z Użytkownikami, Cennika Usług, Zasad przetwarzania danych osobowych oraz właściwe przepisy prawa polskiego