Regulamin

Regulamin korzystania z usług serwisu app.smartbusiness.software z dnia 16 listopada 2019 roku („Regulamin”)

Artykuł 1. Pojęcia i definicje

Terminy używane w Regulaminie oznaczają:

smartBusiness

smartBusiness spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bydgoszczy przy ul. Grunwaldzkiej 2/15, 85-236 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. Bydgoszczy w Bydgoszczy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000730289, o kapitale zakładowym w wysokości 15.000,00 PLN, posługująca się numerem NIP: 5542964866;

Portal

Prowadzony przez smartBusiness w języku polskim serwis internetowy on-line pod adresem app.smartbusiness.software, skierowany do przedsiębiorców, w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców, w ramach którego oferowane są usługi związane z analizą dokumentów firmowych;

Użytkownik

Podmiot, który spełnia warunki Regulaminu i dokonał Rejestracji, w wyniku której utworzone zostało dla niego Konto i tym samym uzyskał on dostęp do usług świadczonych przez Portal na zasadach określonych w Regulaminie;

Usługi

Usługi świadczone przez smartBusiness polegają na udostępnieniu Użytkownikowi Portalu wraz z możliwością Rejestracji Konta oraz na przetwarzaniu dokumentów przesłanych przez smartBusiness oraz Użytkownika.

 

Zestaw Danych

Wykonanie usługi skutkuje zwróceniem zestawu danych z przesłanych przez Użytkownika dokumentów w formacie danych dostosowanym do predefiniowanego systemu księgowego Użytkownika, umożliwiając ich bezpośrednie zaksięgowanie, archiwizację lub przygotowanie płatności. Do zestawu danych należą w szczególności: numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży lub zakończenia świadczenia usług lub data dostawy, termin płatności, NIP wystawcy faktury, NIP odbiorcy faktury, nazwa wystawcy faktury, nazwa odbiorcy faktury, adres wystawcy faktury, adres odbiorcy faktury, suma do zapłaty, kwota netto, stawka VAT, kwota VAT wg stawki VAT, kwota brutto wg stawki VAT, suma netto; suma VAT, suma brutto, waluta, numer rachunku bankowego odbiorcy płatności.

Konto

Utworzony w Portalu dla Użytkownika zbiór zasobów pod unikalną nazwą, w którym gromadzone są dane Użytkownika oraz informacje o jego działaniach w ramach Portalu;

Rejestracja

Procedura zakładania Konta w Portalu.

Plan Abonamentowy

Określony w Cenniku oraz w Portalu zakres Usług, ze wskazaniem liczby dostępnych dla Użytkownika dokumentów do przetworzenia w określonym terminie.

 

Artykuł 2. Warunki korzystania z Portalu

  1. Użytkownikami mogą być przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców.
  2. W celu Rejestracji Użytkownik lub osoba reprezentująca Użytkownika powinna wypełnić formularz rejestracyjny poprzez podanie adresu e-mail oraz hasła.
  3. smartBusiness może uzależnić Rejestrację lub korzystanie z Portalu przez Użytkownika od uwiarygodnienia danych Użytkownika lub przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji. Użytkownik odpowiada za poprawność i prawidłowość danych. W przypadku braku możliwości pozytywnej weryfikacji danych podanych przez Użytkownika smartBusiness jest uprawnione do usunięcia Konta.
  4. W wyniku prawidłowej Rejestracji smartBusiness tworzy dla Użytkownika Konto główne przypisane do adresu e-mail podanego w formularzu rejestracyjnym, które służy do rozliczeń za Usługę. Użytkownik uzyskuje dostęp do Konta po podaniu w Portalu adresu e-mail i hasła (logowanie).
  5. Konto zawiera dane Użytkownika podane przez niego w formularzu rejestracyjnym oraz w trakcie korzystania z Portalu. W przypadku zaistnienia późniejszej zmiany danych Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie je zaktualizować. Do każdego Konta głównego musi być przyporządkowany inny adres e-mail.
  6. smartBusiness zastrzega sobie możliwość czasowego zablokowania Konta bądź dostępu do wybranych Usług w przypadku stwierdzenia, że bezpieczeństwo Konta jest zagrożone. smartBusiness może uzależnić dalsze korzystanie z Konta przez Użytkownika od dokonania zmiany hasła dostępowego do danego Konta. Po dokonaniu zmiany hasła Użytkownik natychmiast odzyska dostęp do Konta.
  7. smartBusiness nie udziela zgody na jakiekolwiek udostępnienie danych do logowania osobom trzecim. Użycie loginu i hasła umożliwia dostęp do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, stąd Użytkownik zobowiązany jest zapewnić należytą ochronę przekazanego hasła przed ujawnieniem i użyciem przez osoby nieuprawnione. Wszelkie czynności dokonywane za pośrednictwem Konta Użytkownika obciążają finansowo Użytkownika.
  8. Korespondencja z Użytkownikiem będzie wykonywana drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w danych adresowych Konta Użytkownika. smartBusiness nie ponosi odpowiedzialności za błędne wskazanie danych adresowych przez Użytkownika lub brak ich niezwłocznej aktualizacji w przypadku zmiany. Korespondencję wysłaną Użytkownikowi uznaje się za doręczoną, jeśli została ona wysłana z uwzględnieniem danych adresowych wskazanych przez Użytkownika.

 

Artykuł 3. Cennik świadczonych usług

  1. Usługi są świadczone przez smartBusiness odpłatnie.
  2. Przetwarzane dokumenty rozliczane są w okresach miesięcznych.
  3. Płatności za przetworzone faktury dokonywane są z dołu. Funkcjonalności umożliwiające przetwarzanie dokumentów w Portalu zostaną uruchomione po Rejestracji i akceptacji Regulaminu przez Użytkownika.
  4. Ceny, okres zobowiązania, ewentualne rabaty oraz pozostałe warunki świadczenia usług określone są w Cenniku stanowiącym integralną część Regulaminu.
  5. Domyślnie Użytkownik korzysta z bezpłatnego dostępu do aplikacji, opłacie podlegają tylko poprawnie przetworzone dokumenty.
  6. Użytkownik może zrezygnować z usługi poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, w tym za pomocą odpowiednich formularzy w Portalu, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

 

Artykuł 4. Zakres świadczonych usług

  1. smartBusiness zobowiązuje się do odbierania dokumentów do późniejszego przetworzenia w dniach oraz częstotliwości uzgodnionej indywidualnie z klientem, określone to będzie w panelu klienta.
  2. smartBusiness zobowiązuje się do utworzenia elektronicznych wersji dokumentów powierzonych do przetworzenia do formatu JPEG i umieszczeniu ich w aplikacji smartBusiness (app.smartbusiness.software)
  3. smartBusiness zobowiązuje się do uzyskania danych elektronicznych z faktur, które są niezbędne do ich zaksięgowania w systemie finansowo-księgowym klienta, a następnie udostępnienie klientowi zarówno skanów faktur jak i danych w formie elektronicznej.
  4. Portal umożliwia eksport pliku ze wszystkimi przetworzonymi fakturami, w formacie umożliwiającym zaksięgowanie tych faktur w systemie finansowym klienta.
  5. Użytkownicy również mogą przesyłać dokumenty w formie elektronicznej. Dokumenty w formie elektronicznej mogą być przesyłane za pośrednictwem: aplikacji dostępnej pod adresem app.smartbusiness.software,
  6. Portal służy również do archiwizacji dokumentów księgowych Użytkowników, wszystkie przetworzone dokumenty zostaną zarchiwizowane w aplikacji – skany na okres 5 lat, dane elektroniczne – bezterminowo.
  7. Po przetworzeniu dokumentów smartBusiness zwróci dokumenty w tej samej formie w której je otrzymał od klienta najpóźniej przy odbiorze następnej partii dokumentów do przetworzenia.
  8. Użytkownik ma do dyspozycji dodatkowe raporty, które widoczne są w zakładce “kokpit”, dotyczą między innymi sumy rodzajów kosztów w danym miesiącu, rozwojem kategorii kosztów w ciągu roku oraz na życzenie i po wspólnym uzgodnieniu ze smartBusiness mogą powstać dodatkowe raporty.
  9. Za poprawność oraz kompletność przetworzonych danych odpowiada smartBusiness w zakresie wynagrodzenia za dany dokument. Jeżeli błąd zostanie wykryty przez Użytkownika powinien zostać zgłoszony aby smartBusiness mógł doskonalić jakość usług oraz uniknąć go w przyszłości. Za dokument, w którym wykryty zostanie błąd smartBusiness nie pobierze wynagrodzenia. W przypadku wykrycia niezgodności Użytkownik powinien dokonać korekty tych danych we własnym zakresie.
  10. Dokumenty przesyłane przez Użytkownika przechowywane są przez smartBusiness na potrzeby rozwoju Portalu przez okres minimum pięciu (5) lat od momentu ich dostarczenia na serwer smartBusiness. Okres ten obejmuje pełne zamknięte lata kalendarzowe i okres pozostały do końca roku, w którym smartBusiness otrzymało dany dokument.

 

Artykuł 5. Płatności

  1. Po zakończonym miesiącu, smartBusiness wystawi i doręczy na adres e-mail Użytkownika wskazany w trakcie Rejestracji fakturę VAT. smartBusiness będzie wystawiało fakturę za ilość dokumentów przetworzonych i wyeksportowanych do w postaci pliku XML na końcu każdego okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie za Usługi płatne jest z dołu
  2. Do kwoty wynagrodzenia zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Użytkownik zgadza się na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną.
  3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy smartBusiness wskazany na fakturze VAT w terminie siedmiu (7) dni od daty jej doręczenia. Za dzień płatności uważa się dzień uznania kwoty wynagrodzenia na rachunku bankowym smartBusiness.

 

Artykuł 6. Bezpieczeństwo Użytkowników

  1. Wszelkie działania podejmowane przez Użytkownika w ramach Portalu powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami oraz przeznaczeniem Portalu.
  2. Użytkownik w celu zachowania bezpieczeństwa swoich danych zobowiązany jest do używania bezpiecznego hasła oraz jego nieujawniania.
  3. Wszelkie możliwe naruszenia bezpieczeństwa powinny być zgłaszane w trybie pilnym na kontakt@smartbusiness.software.

 

Artykuł 7. Prawa własności intelektualnej

  1. Wszelkie materiały, w tym elementy grafiki, układ i kompozycja tych elementów, znaki towarowe oraz inne informacje, dostępne na stronach internetowych Portalu stanowią przedmiot praw wyłącznych smartBusiness. Wskazane elementy stanowią przedmiot autorskich praw majątkowych, praw własności przemysłowej, w tym praw z rejestracji znaków towarowych oraz praw do baz danych i jako takie korzystają z ustawowej ochrony prawnej.
  2. Pobieranie lub wykorzystywanie w jakimkolwiek zakresie dostępnych w ramach Portalu materiałów wymaga każdorazowo zgody smartBusiness i nie może naruszać postanowień regulaminu oraz powszechnie obowiązującego prawa, jak również nie może naruszać interesów smartBusiness. Zabronione jest również wykorzystywanie oznaczeń Portalu lub smartBusiness, w tym charakterystycznych elementów grafiki, w ramach własnych serwisów internetowych.
  3. smartBusiness udziela Użytkownikowi bezpłatnej, ograniczonej, odwołalnej, niewyłącznej, bez prawa sublicencjonowania, licencji na korzystanie z interfejsu Portalu poprzez używanie zgodne z przeznaczeniem na więcej niż jednym komputerze w ramach obsługi tego samego Konta, z wyłączeniem prawa do utrwalania i zwielokrotniania interfejsu w celu innym niż dostęp do Portalu.
  4. Udzielone licencje wygasają w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy. Oprogramowanie wykorzystywane przez smartBusiness do świadczenia Usług chronione jest prawem autorskim.

 

Artykuł 8. Oświadczenia

  1. Użytkownik oświadcza, iż jest świadomy oraz akceptuje, że smartBusiness nie gwarantuje 100% poziomu poprawności przetwarzania danych z przesłanych dokumentów. Natomiast za każdy błąd, który zostanie zgłoszony przez Użytkownika nie zostanie naliczona opłata za dokument, w którym ten błąd został popełniony.

 

Artykuł 9. Prywatność

  1. Podane przez Użytkownika dane osobowe zbierane i przetwarzane są przez smartBusiness sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  2. Akceptując Regulamin Użytkownik wyraża zgodę na gromadzenie i przetwarzanie jego danych w celu zapewnienia pełnej funkcjonalności Portalu.
  3. Użytkownik może nie wyrazić zgody na przetwarzanie i wykorzystywanie podanych przez niego danych w celach marketingowych za pośrednictwem odpowiednich formularzy w Portalu lub drogą mailową.

 

Artykuł 10. Zawarcie i rozwiązanie Umowy

  1. Zawarcie umowy między Użytkownikiem a smartBusiness następuje po rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu. Data zawarcia oraz treść dedykowanej umowy zawartej pomiędzy smartBusiness a Użytkownikiem jest nadrzędna wobec daty rejestracji Konta, akceptacji Regulaminu oraz treści Regulaminu.
  2. W przypadku, gdy Użytkownik nie zleci przetwarzania żadnej faktury może w każdym czasie wypowiedzieć umowę poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej, w tym za pomocą odpowiednich formularzy w Portalu, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy skutkuje usunięciem Konta Użytkownika po upływie okresu wypowiedzenia.
  3. W przypadku, gdy Użytkownik zleci przetwarzanie faktur, wypowiedzenie umowy przez Użytkownika możliwe jest wyłącznie po dokonaniu rezygnacji z dalszego przetwarzania faktur. Wówczas Użytkownik może wypowiedzieć umowę poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, w tym za pomocą odpowiednich formularzy w Portalu, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy skutkuje usunięciem Konta Użytkownika po upływie okresu wypowiedzenia.
  4. smartBusiness ma prawo wstrzymać realizację Usługi lub wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w drodze oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, w przypadku: 

(i) opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia przez Użytkownika przekraczającego 7 (siedem) dni; 

(ii) wykorzystania Portalu do działań niezgodnych z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa lub naruszających prawa osób trzecich; 

(iii) udostępnienia danych do logowania lub dostępu do Portalu, o których w art. 2 ust. 7 Regulaminu, podmiotowi nieuprawnionemu.

  1. smartBusiness może w każdym czasie, bez podania przyczyn pisemnie lub w formie dokumentowej wypowiedzieć umowę, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
  2. Wypowiedzenie, rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty na rzecz smartBusiness wynagrodzenia za świadczone Usługi w okresie jej obowiązywania.
  3. Jeżeli umowa została wypowiedziana przez smartBusiness, to ponowne zawarcie umowy o świadczenie Usług wymaga wyraźnej zgody smartBusiness.

 

Artykuł 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. W związku ze świadczeniem Usług Użytkownik powierza smartBusiness przetwarzanie danych osobowych.
  2. Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych przez smartBusiness określają Zasady przetwarzania danych osobowych, stanowiące załącznik do Regulaminu.
  3. smartBusiness zapewnia, że przetwarza powierzone dane osobowe zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami, a w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). smartBusiness zapewnia bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

 

Artykuł 12. Pomoc techniczna i postępowanie reklamacyjne

  1. smartBusiness udziela Użytkownikom pomocy technicznej w celu zapewnienia sprawnego korzystania ze swoich usług.
  2. Pomoc techniczna udzielana jest drogą mailową po uprzednim kontakcie na adres IT@smartbusiness.software. Dopuszczalne będą również inne środki komunikacji elektronicznej publikowane na stronie Portalu.
  3. Użytkownik może złożyć reklamację, jeżeli usługi przewidziane w Regulaminie nie są realizowane przez smartBusiness lub są realizowane niezgodnie z postanowieniami Regulaminu.
  4. Reklamację można złożyć w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: nazwę Użytkownika, datę wystąpienia i opis zgłaszanych zastrzeżeń.
  5. Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji smartBusiness zwraca się do składającego reklamację o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie.
  6. smartBusiness rozpoznaje reklamację w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci, z zastrzeżeniem, że smartBusiness może odmówić rozpatrzenia reklamacji złożonych po upływie 90 dni od ujawnienia się przyczyn reklamacji.
  7. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres e-mail przypisany do Konta danego Użytkownika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach smartBusiness może wysłać odpowiedź na inny, wskazany przez składającego reklamację, adres e-mail, który nie jest przypisany do Konta Użytkownika.

 

Artykuł 13. Odpowiedzialność

  1. smartBusiness oraz Użytkownik zobowiązują się do wykonywania obowiązków wynikających z umowy z zachowaniem należytej staranności, uwzględniając profesjonalny charakter prowadzonej przez nich działalności i ponoszą odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym, z zastrzeżeniem postanowień poniższych ustępów.
  2. Odpowiedzialność odszkodowawcza smartBusiness oraz wszystkich podwykonawców obejmuje wyłącznie wypadki zaistniałe z powodu winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Odpowiedzialność za utracone korzyści jest wyłączona. Odpowiedzialność z powodu rażącego niedbalstwa ograniczona zostaje do równowartości wynagrodzenia netto, które smartBusiness otrzymało od Użytkownika w okresie trzech (3) miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Ograniczenie odpowiedzialności dotyczy zarówno odpowiedzialności umownej, jak i odpowiedzialności z tytułu ewentualnych zobowiązań pozaumownych, na przykład odpowiedzialności deliktowej, w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
  3. smartBusiness nie jest odpowiedzialne za:
    a) jakość oraz niezawodność łącza internetowego wykorzystanego przez Użytkownika; 
    b) zakłócenia lub błędy w działaniu Portalu spowodowane nieprawidłowym korzystaniem przez Użytkownika; 
    c) opóźnienie w przetwarzaniu danych w Portalu spowodowane błędami po stronie serwerów Użytkownika; 
    d) ujawnienie, utratę lub zmianę danych, do której doszło wskutek działań osób trzecich, a zwłaszcza za ujawnienie, będące skutkiem zachowań scharakteryzowanych w Rozdziale XXXIII ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny (Przestępstwa przeciwko ochronie informacji), w art. 12 ustawy z dnia 27 lipca 2001 o ochronie baz danych, oraz w art. 23 w zw. z art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 
    f) szkody wynikłe z wykorzystania przez Użytkownika danych powstałych po przetworzeniu i analizie dokumentów; 
    g) czasowy brak możliwości dostępu do Portalu lub za usunięcie z Portalu danych i informacji lub ich utratę w wyniku awarii lub zdarzeń o podobnym charakterze, za które smartBusiness nie ponosi winy.
  4. Strona nie zostanie uznana winną naruszenia swoich obowiązków, jeśli ich wypełnienie uniemożliwiła siła wyższa, której skutkom przy dołożeniu należytej staranności nie można było zapobiec. Strona dotknięta działaniem siły wyższej zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę o zaistniałej sytuacji.
  5. smartBusiness odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców, z których usług przy wykonywaniu Umowy korzysta, jak za własne działania i zaniechania.

 

Artykuł 14. Zmiany Regulaminu lub Cennika

  1. smartBusiness może zmienić Regulamin lub Cennik i uruchomić nową wersję Usług. Zmiana staje się skuteczna w terminie wskazanym przez smartBusiness, który nie może być krótszy niż 7 dni od momentu udostępnienia w Portalu zmienionego Regulaminu lub poinformowania Użytkownika za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail przypisany do Konta głównego.
  2. Użytkownik zostanie powiadomiony o zmianach Regulaminu lub Cennika i o możliwości ich akceptacji. Za akceptację zmian uważa się także przekazanie dokumentów do przetworzenia.
  3. Odmowa zaakceptowania zmian jest równoznaczna z rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym.

 

Artykuł 15. Postanowienia końcowe

  1. smartBusiness ma prawo użyć informacji o fakcie zawarcia umowy z Użytkownikiem w celach referencyjnych tj. umieścić informację o fakcie świadczenia Usług na rzecz Użytkownika, rodzaju Usług oraz firmie Użytkownika, w szczególności na listach referencyjnych, własnej stronie internetowej, materiałach promocyjnych lub prezentacjach sprzedażowych. W powyższym zakresie smartBusiness może posłużyć się również oznaczeniem przedsiębiorstwa Użytkownika, w szczególności firmą, logiem, znakiem graficznym lub logotypem, w tym nawet jeżeli są one zastrzeżonymi znakami towarowymi.
  2. Dla zachowania formy dokumentowej Użytkownik zobowiązany jest przysłać skan dokumentu podpisanego przez umocowanego reprezentanta na adres kontakt@smartbusiness.software, a smartBusiness na adres e-mail Użytkownika wskazany w danych adresowych Konta Użytkownika.
  3. Prawem właściwym dla umowy pomiędzy Użytkownikiem a smartBusiness, której przedmiotem są Usługi jest prawo polskie.
  4. Wszelkie sprawy sporne wynikające z umowy lub związane z Usługami świadczonymi przez smartBusiness będą rozwiązywały polubownie, a jeżeli nie będzie to możliwe rozstrzygnie je sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę smartBusiness.