Pytania i Odpowiedzi

Tutaj znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytanie odnośnie naszych systemów i usług!

Chcesz dowiedzieć się więcej
o naszych systemach i usługach?

Specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy zbiór najczęściej zadawanych pytań przez naszych klientów. Mamy nadzieję, że poniżej znajdziesz odpowiedzi na swoje pytania. Jeżeli potrzebujesz dodatkowych informacji napisz lub zadzwoń do nas! Nasi specjaliści chętnie z Tobą porozmawiają.

smartFlow – Elektroniczny obieg dokuemntów.

Czy smartFlow jest systemem księgowym?

Nie. Nasza firma i platforma powstała po to, aby wspierać w codziennej pracy  przedsiębiorstwa oraz ich działy księgowe lub biura rachunkowe. Nie jesteśmy konkurencją ani dla biur rachunkowych, ani dla systemów księgowych. Świadczymy usługi wprowadzania danych z faktur i ich wewnętrznym obiegiem, aby księgowi mogli zająć się prawdziwą księgowością.

Kto wprowadza dokumenty do systemu smartFlow?

Dokumenty mogą zostać zeskanowane i wprowadzone przez Ciebie lub przez naszą firmę. Jeśli wybierzesz opcję, w której to my skanujemy dokumenty do systemu, to możesz nam dostarczyć faktury na 3 sposoby. Jeśli chcesz więcej dowiedzieć się na ten temat, to zapraszamy do zapoznania się z tym artykułem:

https://smartbusiness.software/poznaj-3-formy-dostarczania-dokumentow-do-systemu-ktory-automatyzuje-wprowadzanie-dokumentow/

Jeżeli chce skanować dokumenty i samemu je wprowadzać to czy potrzebuję specjalistycznego skanera?

Dokumenty mogą być zeskanowane przez zwykły skaner lub można wykonać zdjęcie faktury telefonem. Najważniejsze, żeby dostarczony skan był wyraźny, aby nasz system był w stanie odczytać z niego dane.

Zajmujecie się również skanowaniem dokumentów?

Tak. Można nam zlecić wykonanie skanowania dokumentów z wprowadzeniem ich do systemu smartFlow. Aktualnie można nam dostarczyć dokumenty na 3 sposoby:

  • My możemy odebrać z Twojej firmy wszystkie dokumenty, a po wprowadzeniu ich do systemu oddajemy je Tobie (taką możliwość oferujemy firmom, które mieszczą się na terenie Bydgoszczy oraz Trójmiasta).
  • Ty możesz nam dostarczyć dokumenty.
  • W przypadku biur rachunkowych istnieje również możliwość dostarczenia dokumentów przez ich klientów.

 

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o sposobach dostarczania dokumentów do naszej firmy, to przeczytaj ten wpis:

https://smartbusiness.software/poznaj-3-formy-dostarczania-dokumentow-do-systemu-ktory-automatyzuje-wprowadzanie-dokumentow/

Jak długo są przechowywane skany dokumentów w smartFlow?

Zgodnie z prawem nasz system umożliwia przechowywanie skanów dokumentów przez okres 5 lat. Po tym okresie możemy zgrać Ci skany dokumentów na inny nośnik lub możesz zapłacić za dalsze przechowywanie, ponieważ te 5 lat jest już w cenie przetworzenia dokumentów.

Co z fakturami, które zostaną błędnie odczytane przez system?

Jeśli na którymś z etapów zauważysz, że dane zostały błędnie wczytane do systemu, to należy odrzucić fakturę, która ponownie trafi do zweryfikowania do naszego zespołu smartBusiness. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych domyślnych modelach obiegu dokumentów, to polecamy zapoznać się z tym wpisem:

https://smartbusiness.software/jak-wygladaja-domyslne-modele-obiegu-dokumentow-w-systemie-smartflow-wewnetrzny-dzial-ksiegowy/

 

Klient oczywiście nie ponosi kosztów za dokumenty, które zostały źle przetworzone przez smartBusiness.

Czy system wyłapuje zduplikowane faktury?

Tak, system wyłapuje zduplikowane faktury i duplikaty są weryfikowane, a następnie usuwane, aby zapobiec podwójnej płatności oraz ich zaksięgowaniu.

Jakie są możliwości modelu obiegu dokumentów, ile etapów i jakie role użytkowników umożliwia system?

Posiadamy trzy domyślne modele obiegu dokumentów, dla dwóch rodzajów firm:

  • takich, które posiadają wewnętrzny dział księgowy,
  • takich, które korzystają z usług biura rachunkowego.

Jeśli chodzi o ilość etapów, przez które przechodzą dokumenty, to nasi klienci najczęściej korzystają z jednej z trzech opcji. Ich wybór zależy od tego, jak bardzo posiadają rozbudowaną strukturę organizacyjną wewnątrz firmy.

  • Obieg jednoetapowy (Dekretacja),
  • Obieg dwuetapowy (Akceptacja kosztu, Dekretacja),
  • Obieg trzyetapowy (Opis merytoryczny, Akceptacja kosztu, Dekretacja).

Użytkownicy zostają przypisani do konkretnych statusów dokumentów. Na każdym etapie posiadają oni inne uprawnienia:

  • status “Opis merytoryczny” – jest to pierwszy z dwóch etapów zatwierdzania faktury po stronie klienta. Klient na tym etapie dokonuje opisu merytorycznego dokumentu. 
  • status “Akceptacja kosztów” – w wielu firmach faktury kosztowe muszą zostać dodatkowo zaakceptowane przez osoby do tego upoważnione i do tego służy właśnie ten status.
  • status “Dekretacja” – na końcu faktura trafia do działu księgowego lub biura rachunkowego do statusu “Dekretacja”, w celu uzupełnienia wszystkich informacji odnośnie księgowania.

Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, to zapraszamy do zapoznania się z tym wpisem:

  • jeśli posiadasz wewnętrzny dział kiegowy

https://smartbusiness.software/jak-wygladaja-domyslne-modele-obiegu-dokumentow-w-systemie-smartflow-wewnetrzny-dzial-ksiegowy/

  • lub ten jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym

https://smartbusiness.software/jak-wyglada-obieg-dokumentow-w-systemie-smartflow-udzial-biura-rachunkowego/

Czy możecie dopasować strukturę obiegu i rolę do mojej firmy?

Tak, podczas wdrażania naszego systemu ustalamy, jakie są potrzeby firmy. Następnie dostosowujemy odpowiedni model struktury obiegu dokumentów oraz przypisujemy odpowiednie uprawnienia do konkretnych użytkowników. 

Czy każdy pracownik będzie miał inne uprawnienia?

Tak. W trakcie wdrażania naszego systemu indywidualnie ustalamy, kto powinien otrzymać określone uprawnienia w systemie.

Czy każdy pracownik będzie widział wszystkie faktury i miał dostęp do smartPay i smartControl?

Nie. Na początku naszej współpracy ustalamy uprawnienia każdego użytkownika, który będzie miał dostęp do naszego systemu. Jest to możliwe do modyfikacji w każdej chwili.

W jaki sposób system smartFlow jest zintegrowany z systemami księgowymi?

W smartFlow istnieje możliwość wygenerowania pliku, który jest dostosowany do systemu księgowego, który posiadasz. Wystarczy wyeksportować plik ze smartFlow i dodać go do Twojego systemu księgowego zgodnie z instrukcją.

Z jakimi systemami księgowymi jesteście zintegrowani?

Jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem księgowym. Aktualnie jesteśmy zintegrowani z systemem Varico i Comarch, umożliwiamy też eksport danych w uniwersalnym formacie JPK_FA.

Korzystam z zewnętrznego biura rachunkowego. Czy również możecie wdrożyć u mnie smartFlow?

Oczywiście. Nasi klienci mogą wdrożyć u siebie elektroniczny obieg dokumentów, posiadając zarówno dział księgowy, jak i zewnętrzne biuro rachunkowe. Jest to ustalane podczas wyboru modelu obiegu dokumentów w firmie.

W jaki sposób są ustalane i przydzielane kategorie kosztów?

W trakcie wdrażania smartFlow firma określa jakiego typu koszty mają zostać ujęte w naszym systemie, a następnie razem z księgowością ustalamy, do jakich kont księgowych będą przypisane zamieszczone kategorie kosztów w smartFlow.

W naszej firmie muszę zatwierdzać wszystkie koszty. Uwzględnicie to w procesie?

Tak, system umożliwia elektroniczną akceptację kosztów. Jest to część obiegu dokumentów.

Chcę dowiedzieć się więcej,
jak działa wasz system.

Mam więcej pytań.

smartPay – Zbiorcze płatności.

Czy paczkę przelewów ze smartPay można zaimportować do każdego banku?

Tak. Wygenerowany plik można wgrać do każdego banku, jedynym warunkiem jest posiadanie konta firmowego. Taką opcję posiadają wszystkie największe banki w Polsce.

Ile przelewów na raz można zrobić?

Można wygenerować paczkę do maksymalnie 5 000 przelewów.

Skąd biorą się dane do przelewów?

Wszystkie dane są zaczytane z wcześniej dodanych i zaakceptowanych faktur kosztowych z systemu smartFlow. Kiedy dokument przechodzi przez kolejne statusy w systemie smartFlow, można dodatkowo ustalić kiedy dokładnie ma zostać zapłacona faktura z naszego konta firmowego.

Jak to działa?

Po wczytaniu danych z faktur do systemu smartFlow już na etapie opisu dokumentu można ustalić, czy:

  • faktura została już opłacona, czy nie,
  • czy zostanie zapłacona przelewem, czy była opłacona kartą lub gotówką
  • czy chcemy wykorzystać metodę Split Payment
  • na jaki numer konta bankowego ma zostać dokonany przelew
  • w jakiej walucie zostanie dokonany przelew

 

Jeśli faktura spełnia określone warunki, to po zatwierdzeniu przez księgowość trafia do modułu smartPay. Na tym etapie wystarczy wygenerować plik płatności, a następnie wgrać go do systemu bankowości elektronicznej.

 

Jakie dokładnie warunki musi spełniać faktura, żeby mogła trafić do modułu smartPay, znajdziesz w tym artykule:

https://smartbusiness.software/jak-wykonywac-kilkadziesiat-przelewow-w-2-minuty/

Czy można płacić metodą Split Payment?

Tak. Aby zapłacić metodą split payment, należy wcześniej zaznaczyć odpowiednie pole w systemie smartFlow.

Czy przelew zostanie wykonany w dniu zaimportowania paczki przelewów do systemu bankowego?

Nie. Przelew zostanie wykonany zgodnie z datą, jaką wcześniej ustalisz w systemie smartFlow w polu “Planowana data zapłaty”. Jeżeli ta data jest w przeszłości, to przelew zostanie ustawiony na dzień eksportu pliku ze smartPay.

W jaki sposób jest ustalany termin zapłaty za fakturę?

Termin zapłaty za fakturę możesz ustalić w systemie smartFlow, uzupełniając pole “Planowana data zapłaty”.

Czy muszę korzystać ze smartFlow, żeby korzystać ze smartPay?

Tak, ponieważ to z modułu smartFlow są wczytane wszystkie dane do przelewu oraz w tamtym miejscu możesz ustalić wszystkie szczegóły płatności za fakturę.

Chcę dowiedzieć się więcej,
jak działa wasz system.

Mam więcej pytań.

smartControl – Kontrola kosztów
w czasie rzeczywistym.

Skąd biorą się dane do raportów?

Dane kosztowe są pobierane z zaakceptowanych faktur w smartFlow. Dzięki temu mamy wgląd do realnych kosztów w czasie rzeczywistym.

Na jakim etapie koszty za daną fakturę zostają ujęte w raporcie?

Dane kosztowe pojawiają się w smartControl po zaakceptowaniu faktury przez osobę akceptującą koszt jeszcze zanim faktura rzeczywiście zostanie zaksięgowana w systemie księgowym.

Jak system dzieli koszty na kategorie w wykresach i tabeli?

Podczas opisu merytorycznego lub akceptacji dokumentów w smartFlow, osoby odpowiedzialne wybierają miejsce powstania kosztu. Tym samym zarówno w smartControl, jak i smartFlow będą takie same miejsca powstawania kosztów. 

Czy można filtrować jakie dane chcemy przeglądać?

Tak. Istnieje możliwość dowolnego filtrowania danych. Można wybrać rok, miesiąc oraz rodzaj kosztów, jaki chcemy przeanalizować.

Czy można przenieść te dane do excela?

Tak, wystarczy zaznaczyć tabelę i skopiować dane i wkleić do excela, będą widoczne tak samo jak w naszej tabeli.

Czy muszę korzystać ze smartFlow, żeby korzystać ze smartControl?

Tak. Dane, które trafiają do systemu smartControl, są pobierane bezpośrednio z systemu smartFlow. Dzięki temu dane są rzetelne, ponieważ opierają się na rzeczywistych wydatkach, które zostały poniesione w firmie.

Chcę dowiedzieć się więcej,
jak działa wasz system.

Mam więcej pytań.

smartAccounting – Automatyzacja
księgowości dokumentów KPiR.

Czego potrzebuję, aby korzystać z platformy smartBusiness?

Komputera połączonego z internetem, nasza aplikacja jest dostępna przez przeglądarkę internetową, dzięki czemu możesz korzystać z niej na każdym komputerze bez potrzeby instalacji.

Poniżej znajdziesz wymagania sprzętowe:

Procesor Intel lub AMD min. 2 GHz

2 GB pamięci RAM

Dysk: 1 GB wolnej przestrzeni

Zalecana minimalna rozdzielczość ekranu to 1920×1080

Aby sprawnie korzystać z Portalu niezbędny jest dostęp do dowolnego typu połączenia z Internetem, o przepustowości nie mniejszej niż 6 Mb/s (zalecane jest 25 Mb/s).

Czy muszę skanować faktury i dodawać je do systemu?

Nie musisz.  Istnieją trzy możliwości – 

  1. Odbieramy od Ciebie dokumenty i wprowadzimy je do systemu, a następnie po digitalizacji zwracamy, 
  2. Wysyłasz je nam kurierem, a po digitalizacji odsyłamy,
  3. Wprowadzasz je Ty, Twój klient, lub można wysłać je na maila, 

Wszystko zależy od Ciebie i tego jak się umówimy.

Czy moi pracownicy muszą weryfikować poprawność odczytanych danych?

Nie! To nasza działka – zapewniamy 100% skuteczności i dostarczamy gotowe dane, które importujesz do swojego systemu księgowego. Jeżeli pojawi się jakikolwiek błąd – nie zapłacisz za tą fakturę.

Co to znaczy gotowe dane? Czy kategorie w KPiR będą już nadane?

Nie, zadaniem Twoim lub Twojego klienta będzie określenie rodzaju kosztu do jakiego kwalifikuje się ta faktura. Ten rodzaj jest przypisany do konkretnej kolumny KPiR więc zaksięgowanie faktury sprowadza się do dwóch kliknięć!

Faktury są już ujęte w KPiR, nie jesteście dla mnie konkurencją?

Nie! Naszym zadaniem jest ułatwić Tobie i Twoim klientom prowadzenie biznesu, smartBusiness została założona przez księgowego,, który wie, że wprowadzenie danych do systemu to dopiero początek, który paradoksalnie zajmuje najwięcej czasu… Dlatego przejmujemy to zadanie, a Ty możesz zająć się prawdziwą księgowością! Twój sukces to nasz sukces!

Czy smartBusiness zadziała z moim systemem księgowym?

Jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem księgowym. Aktualnie zintegrowaliśmy się z Varico i Comarch.

Jak długo muszę czekać, od momentu przekazania faktury do jej całkowitego przetworzenia?

Gwarantujemy przetworzenie każdego dokumentu w czasie krótszym niż 3 dni robocze. Jeżeli się spóźnimy – nie płacisz.

Czy to jest bezpieczne?

Z każdym naszym klientem podpisujemy umowę o zachowaniu poufności, aby mieli całkowitą pewność, że dane z dokumentów nigdzie nie wyciekną.

Oprócz tego, nasza aplikacja zabezpieczona jest protokołem https, który jest używany w bankowości online, a wszystkie dane w naszej aplikacji są szyfrowane, więc nikt poza nami nie jest w stanie ich odczytać.

Czy smartBusiness to program do księgowości?

Nie. Nasza firma i platforma powstała po to aby wspierać w codziennej pracy biura rachunkowe i ich klientów, nie jesteśmy konkurencją ani dla biur, ani dla systemów księgowych. Świadczymy usługi wprowadzania dokumentów do KPiR, aby nasi klienci w biurach rachunkowych mogli zająć się księgowością.

Czy muszę kupić licencję na platformę smartBusiness, są jakieś opłaty abonamentowe?

Tak, opłata abonamentowa zależy od wybranego pakietu usług i liczona jest od każdej firmy której dane przetwarzamy. Nie ma limitu kont dla użytkowników, udostępniamy platformę również Twoim klientom, aby mieli dostęp do swoich dokumentów w formie elektronicznej. Szczegóły znajdziesz w Cenniku Usług.

Co dzieje się z danymi z faktur?

Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz zapisami w naszym naszej Polityce Prywatności, dane z faktur wykorzystywane są tylko do przygotowania pliku do programu księgowego oraz do poprawiania naszych algorytmów. Poufność tych danych jest dla nas najwyższym priorytetem.

Co zyskam korzystając z Waszych usług?

Całkowitą automatyzację procesu wprowadzania danych do KPiR, Ty i Twoi pracownicy nie musicie się tym dłużej zajmować, co uwalnia Wasze zasoby w 90%, oraz umożliwia skalowanie Twojego biznesu. Działamy na podstawie synergii, zależy nam na tym aby dawać jak największą wartość Tobie i Twoim klientom, dzięki dodatkowym funkcjom i narzędziom nad którymi ciągle pracujemy, aby dać Wam jeszcze więcej!

Chcę dowiedzieć się więcej,
jak działa wasz system.

Mam więcej pytań.

Znalazłeś/aś odpowiedzi na swoje pytania?

Jeśli tak, to bardzo się cieszymy, że już wiesz najważniejsze informacje o naszych usługach i systemach! Jeśli w dalszym ciągu nie wszystko jest do końca jasne to napisz do nas 🙂