Na rynku istnieje bardzo dużo rozwiązań, które umożliwiają komunikację pomiędzy pracownikami w firmie. I tutaj rodzi się pytanie, z czego należy korzystać? Jak zapewne się domyślasz, nie ma idealnej odpowiedzi na to pytanie. Wszystko zależy od specyfiki firmy, jej wielkości, kultury organizacyjnej itp.

Dlaczego komunikacja wewnątrz firmy jest tak istotna?

Efektywne komunikowanie się zespołu stanowi fundament dobrze prosperującej firmy. Dzięki ustaleniu jasnych zasada komunikacyjnych nie tylko unikniemy wielu nieporozumień, ale również zwiększymy wydajność i efektywność pracy całego zespołu.

Niestety w wielu firmach komunikacja wewnętrzna nie odbywa się w prawidłowy sposób. Co wprowadza wiele niedomówień i chaosu wewnątrz przedsiębiorstwa. Praca przestaje być efektywna, a czasami nawet może dochodzić do konfliktów pomiędzy pracownikami.

Dlaczego komunikacja wewnątrz firmy jest tak istotna - smartBusiness

Z czego wynikają najczęstsze błędy w komunikacji wewnątrz firmy?

  • Brak ustalonego konkretnego narzędzia do komunikacji wewnątrz firmy.
  • Stosowanie zbyt dużo różnych narzędzi do komunikacji pomiędzy pracownikami.
  • Oznaczanie zbyt wielu osób do jednego wątku, przez co nikt nie bierze odpowiedzialności za wykonanie zadania.
  • Stosowanie ustnych ustaleń.
  • Mieszanie prywatnych i firmowych kanałów do komunikacji między pracownikami.

Jednak zanim zaczniesz poszukiwania nad optymalnym rozwiązaniem dla Twojej firmy, warto wcześniej zadać sobie kilka pytań, które w znacznym stopniu pomogą Ci określić, czy dana aplikacja przyda się w Twojej organizacji. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na testowanie narzędzi, które na pewno nie spełnią Twoich oczekiwań.

Pytania, jakie warto zadać sobie przed wyborem odpowiedniej aplikacji do komunikacji wewnątrz firmy:

  • Jakiego rodzaju komunikacja ma się odbywać w danej aplikacji?
  • Jakie funkcje musi posiadać dane narzędzie?
  • Czy ta platforma jest odpowiednio zintegrowana z aplikacjami, które są używane w organizacji?
  • Czy narzędzie działa prawidłowo zarówno na komputerze, jak i na telefonie?
  • Czy aplikacja jest prosta i intuicyjna w stosowaniu?

Po wyborze platformy, na której ma odbywać się komunikacja wewnątrz firmy, należy odpowiednio wdrożyć nowe narzędzie. Niestety, ale ludzie nie lubią zmian i jeśli wcześniej pracownicy komunikowali się ze sobą w inny sposób ciężko będzie ich przekonać do zmiany nawyków.

Aby sprawnie wprowadzić nową platformę do organizacji, należy:

  • Wyjaśnić, w jakim celu ma być stosowany nowy kanał komunikacji.
  • Jakie panują na nim zasady.
  • Jakiego rodzaju komunikaty powinny być na nim zamieszczone.
  • Regularnie przypominać członkom zespołu o stosowaniu nowego narzędzia.

Jak my to rozwiązaliśmy w naszej firmy?

Długo szukaliśmy rozwiązania, które by posiadało wszystkie funkcje, których potrzebowaliśmy w smartBusiness. Przypominamy, że nasze potrzeby mogą być kompletnie inne niż Twoje. Wybór rozwiązań w Twojej firmie może być kompletnie inny ze względu na wielkości przedsiębiorstwa, jego kultury oraz sposobu pracy. Pamiętaj, żeby wcześniej odpowiedzieć sobie na pomocnicze pytania, które zostały dodane wyżej w artykule. Piszemy o naszym przykładzie, żebyś lepiej zrozumiał/a czym się kierowaliśmy podczas wyboru rozwiązań dla naszej organizacji. 

U nas spora część zespołu pracuje zdalnie oraz posiada zupełnie inne zadania do wykonania i ma inny styl pracy. Wiedzieliśmy, że podczas wyboru odpowiedniego narzędzia musi być ono elastyczne, dlatego zależało nam, żeby platforma:

  • dobrze funkcjonowała zarówno na komputerze i telefonie,
  • posiadała pełną integrację z narzędziami Google, ponieważ pracujemy na G-Suite,
  • miała prosty w obsłudze czat, który umożliwi sprawną komunikację pomiędzy pojedynczymi członkami zespołu, ale również pomiędzy grupami projektowymi,
  • umożliwiała nam wstawianie wątków, do których mogliby odnosić się pozostali członkowie zespołu.
  • była zoptymalizowana pod przeglądarkę Chrome, ponieważ cała firma na niej pracuje.

Więc z jakich narzędzi do komunikacji korzystamy w smartBusiness?

  • Workplace – jest to nasz główny kanał komunikacji wewnątrz organizacji. Posiada prosty w obsłudze czat, możliwość tworzenia grup oraz  umożliwia publikowania oddzielnych wątków. Dodatkowo Workplace posiada świetne aplikacje, dzięki którym można komunikować się z całym zespołem z dowolnego miejsca.

  • Google Meet – tak jak wcześniej wspomnieliśmy, spora część członków naszego zespołu pracuje zdalnie. Codziennie organizujemy spotkania online z członkami naszego zespołu, więc potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwoli nam na szybkie i sprawne organizowanie takich spotkań. Pracując podczas spotkań nad różnymi projektami, możemy udostępnić ekran za pomocą Google Meet, dzięki temu od razu możemy nanieść poprawki w danym projekcie w czasie rzeczywistym. Google Meet to narzędzie od Google, więc świetnie integruje się z ich kalendarzem oraz wszystkimi rozwiązaniami, jakie udostępnia na G-Suite. Dodatkowo zdarza nam się odbywać spotkania online z naszymi klientami. Nie muszą oni tworzyć specjalnego konta, żeby się zalogować na spotkanie z nami, ponieważ wystarczy, że wyślemy mi link do zorganizowanego spotkania. 
Gmail narzędzie do komunikacji smartBusiness
Asana narzędzie do komunikacji smartBusiness

To już wszystkie narzędzia, z jakich korzystamy do komunikacji w naszej firmie. Jesteśmy przekonani, że wskazówki, które tutaj zawarliśmy, ułatwią Ci podjęcie decyzji podczas wyboru platformy do komunikacji w Twojej organizacji. 

Z jakich jeszcze narzędzi próbowaliśmy korzystać?

Określenie jasnych oczekiwań względem aplikacji do komunikacji, pomogło nam w znacznym stopniu skrócić okres poszukiwań odpowiedniej platformy dla naszej firmy. Jednak narzędzia trzeba sprawdzić w praktyce, zanim dowiemy się, czy to rozwiązanie jest dla nas odpowiednie, czy nie.

Ze względu na to, że używamy pakietu G-suite, na początku zaczęliśmy korzystać z Google Chat. Niestety nie spełniał on wszystkich naszych oczekiwań. Członkowie naszego zespołu nie zawsze otrzymywali powiadomienia, że ktoś wysłał im nową wiadomość. Opcja otwierania “pokojów” dla określonych członków zespołów też okazała się dość toporna w użytkowaniu. Dodatkowo nie było możliwości zamieszczania oddzielnych wątków, do których mogliby ustosunkowywać pozostali członkowie zespołu. Dlatego zdecydowaliśmy się wypróbować rozwiązanie, jakie oferuje Workplace. 

Ze względu przeniesienia naszej komunikacji na Workplace, zastanawialiśmy się, czy w dalszym ciągu warto korzystać z Google Meet, czy lepiej wykorzystać rozmowach online, który oferuje Workplace. Pozostaliśmy jednak przy Google Meet, ponieważ można zaplanować wydarzenie w kalendarzu Google, w którym automatycznie tworzy się spotkania w Google Meet, a na Workplace jest to niemożliwe.

To już wszystkie rozwiązania, które osobiście przetestowaliśmy w smartBusiness. Jeśli już korzystasz z jakiś ciekawych rozwiązań w swojej firmie, to napisz, z jakich narzędzi korzystasz w swojej organizacji i dlaczego właśnie z nich. Możliwe, że Twoje wskazówki pomogą innym użytkownikom, którzy dopiero szukają rozwiązań do swojego biznesu 🙂

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły