Z tego artykułu dowiesz się, jak przenoszone są pola z systemu smartFlow do Twojego systemu księgowego. Czyli jak przechodzą dane pomiędzy systemami.

 

Dane do systemu księgowego są przenoszone z danych elektronicznych, które widać po prawej stronie, po tym jak wejdziemy w fakturę. Większość z nich jest transportowana do Twojego systemu księgowego. Z video i artykułu dowiesz się które pola oraz w jaki sposób zostaną odczytane przez twój system księgowy.

Numer faktury

Jest to pierwsze pole, które można zobaczyć w zapisie elektronicznym. Będzie ono przeniesione jako numer faktury do twojego systemu księgowego.

Nazwa i NIP nabywcy

Dane nabywcy to firma, w której ta faktura zostanie zaksięgowana. Nabywcą jest osoba, która kupuje jakąś usługę lub produkt, czyli w tym wypadku firma, którą księgujemy.

Dane sprzedawcy

Te informacje zostaną zaciągnięte do pola naszego kontrahenta, od którego kupuje firma, którą księgujemy. Do systemu księgowego zostaną zaczytane takie dane jak: NIP, pełna nazwa sprzedawcy oraz adres firmy.

 

Data wystawienia faktury

Będzie ona oczywiście zaciągnięta do jako data wystawienia w Twoim systemie księgowym.

 

Termin płatności

Ta pozycja może zostać przeniesiona do Twojego systemu księgowego lub nie. Jest to zależne od tego, czy posiada on takie pole w swoim oprogramowaniu.

 

Data księgowania

Nasz system smartFlow automatycznie ustawia ją na taką samą datę, jak data wystawienia. Jednak nie jest to data, która istnieje na fakturze. Tę datę powinni uzupełnić księgowi w momencie, kiedy dokument znajduje się w statusie dekretacja. Właśnie na tym etapie jest możliwa edycja tego pola i księgowi decydują, kiedy dokument ma zostać zaksięgowany.

 

Data sprzedaży / wykonania usługi

Będzie to tak zwana data do VATu. Data sprzedaży / wykonania usługi może się różnić od miesiąca, w której rzeczywiście został odliczony VAT w danej spółce. To księgowi decydują, jaka data ma zostać wpisana.

 

Planowana data zapłaty, metoda płatności, opłacone, split payment

Ta data nie będzie transportowana do Twojego systemu księgowego. Warto tutaj zaznaczyć, że ta data oraz opcje, które znajdują się obok, czyli “Metoda płatności”, “Opłacone”  i “Split Payment” są potrzebne do modułu smartPay i nie są one niezbędne do księgowania. Z tego miejsca zostanie zaciągnięta jedynie “Metoda płatności”. Czyli informacja, czy to był przelew gotówka, karta, w zależności od tego jak faktura została lub zostanie opłacona.

 

Numer konta

W zależności od opcji, jakie znajdują się w Twoim systemie księgowym, numer konta bankowego, na który ma zostać dokonany przelew za fakturę, będzie zaciągany lub nie. Jeśli posiada on takie pole, to będzie oczywiście zaczytany do pola “Numer konta”.  Oczywiście rozwiązania w niektórych systemach księgowych są bardziej skomplikowane,  więc po zapoznaniu się z Twoim systemem księgowym, będziemy w stanie określić dokładnie, w jaki sposób te dane zostaną przetransportowane. 

 

Waluta

Jest rzeczą obowiązkową. Jeżeli to waluta inna niż PLN to dodatkowo należy wybrać datę, z którego dnia ma zostać zaciągnięty automatycznie kurs waluty zagranicznej.

 

Rodzaj faktury

W naszym systemie posiadamy kilka rodzajów faktur: kosztowe, korygujące, zaliczkowe końcowe i proformy. Czym one się różnią oraz w jaki sposób informacja o tego typu dokumentach trafi do Twojego systemu księgowego, zostało omówione w tym artykule: Rodzaje faktur w systemie smartFlow

 

Lista pozycji z faktury

Tutaj znajdują się wszystkie pozycje produktów lub usług, na które została wystawiona faktura. Stąd zostanie zaciągnięta wartość netto, VAT i brutto oraz stawka podatkowa. 

 

Miejsce powstania kosztu

To miejsce jest odpowiedzialne za to, gdzie zostaną zaksięgowane pozycje z faktury w systemie księgowym. Podczas wdrożenia naszego systemu do Twojej firmy, przypisujemy miejsca powstania kosztów do odpowiednich kont księgowy czy kolumn w KPiR. 

Odpowiedni wybór miejsca powstania kosztu jest kluczowy, ponieważ od tego zależy, gdzie zostanie zaksięgowana  faktura. Do Twojego systemu księgowego zostaną przeniesione pozycje z dokumentu, kwoty oraz stawki. Jeżeli mamy kilka pozycji to każda z nich może być zaksięgowana w różne miejsca. Więcej informacji o miejscach powstania kosztu dowiesz się z tego artykułu: Jak księgować dokumenty w systemie smartFlow?

Opodatkowanie

Jest to dodatkowa rzecz, która często zdarza się w fakturach zazwyczaj paliwowych, że mamy 50% VATu, 20% lub 75% KUP, żeby zaksięgować fakturę łącznie z tymi danymi, wystarczy w odpowiedni przycisk kliknąć i wtedy system sam automatycznie oblicza te parametry.

Numer rejestracyjny

Jest on najczęściej przy fakturach paliwowych.  Po przypisaniu odpowiedniego miejsca powstania kosztów, dla przykładu możemy wybrać “Paliwo”, to w systemie księgowym to pole zostanie zaczytane następująco: Paliwo –  Numer rejestracyjny, a ogólny schemat to: [miejsce powstania kosztu] [spacja] [myślnik] [spacja] [numer rejestracyjny].

Dzięki temu od razu po opisie możesz szybko znaleźć fakturę również w systemie księgowym.

Litry paliwa

Nie zostaną wyeksportowane do systemu księgowego. To pole zostanie automatycznie zaciągnięte do naszego systemu smartControl. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj ten artykuł: Jak skutecznie kontrolować wydatki w swojej firmie?

Są to już wszystkie pola, które mamy w smartFlow do wyeksportowania. Jeżeli masz jakieś pytania, to skontaktuj się z naszym działem technicznym, na pewno uzyskasz odpowiedzi. Dzięki za uwagę i życzymy przyjemnego użytkowania. Pamiętaj bądź SMART 🙂

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły