Niezależnie od wielkości firmy, jaką zarządzasz, kluczowe jest wybranie odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami w organizacji. Człowiek nie jest w stanie zapamiętać wszystkich wątków, które pojawiają się do wykonania każdego dnia. Dobrze wdrożony system do zarządzania projektami, nie tylko znacznie usprawni Twoją pracę, ale również pomoże zautomatyzować lub zoptymalizować wiele czynności w Twojej firmie.

Co zyskamy dzięki wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami?

  • Każdy pracownik będzie wiedział, co ma robić.
  • Unikniemy nieporozumień związanych z tym, kto jest odpowiedzialny za konkretne zadania.
  • Można rozpisać wszystkie etapy projektu.
  • Ułatwia stworzenie gotowych szablonów, instrukcji i procedur wewnątrz firmy.
  • Dzięki możliwości ustalania terminów nie zapomnimy o ważnych zadaniach.
  • Można umieścić gotowe materiały wdrożeniowe dla nowych pracowników.

Jakie błędy popełniają zespoły podczas korzystania z takich narzędzi?

Niestety wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie wykorzystuje pełnego potencjału, jakie oferują takie oprogramowania. Może to wynikać m.in. z:

  • Zbyt skomplikowanej struktury narzędzia.
  • Nieodpowiedniego wdrożenia nowego systemu.
  • Pracownicy mogą nie korzystać z niego z powodu braku odpowiedniej argumentacji.
  • Stosowania kilku narzędzi do zarządzania projektami jednocześnie.
  • Braku konsekwencji w stosowaniu narzędzia.
  • Źle przystosowanej struktury do potrzeb organizacji.
  • Nie ustalenie jasnych zasad korzystania z tego systemu.

Czym się kierować podczas wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami i zadaniami?

Wybór tego typu rozwiązań na rynku jest bardzo duży. Część platform w znacznym stopniu różni się od siebie pod wieloma względami. Przed przystąpieniem do poszukiwań odpowiedniego rozwiązania dla siebie zastanów się:

  • W jakim celu chcemy je stosować?
  • Co ma nam to dać?
  • Jakie funkcje musi posiadać to narzędzie?
  • Z jakimi programami musi się integrować?

Jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami w firmie?

Zastanów się, jakie zespoły posiadasz w swojej firmie np. marketingowy, sprzedażowy, administracyjny, IT, finansowy. Następnie do każdego zespołu stwórz odpowiednie projekty. Pamiętaj, że projekty powinny być stałe. Nie powinny się zmieniać. Jeśli chcesz stworzyć projekt, który ma się zakończyć za 3 miesiące, to zastanów się, czy można go zamieścić do jakiegoś już istniejącego. Struktura powinna być jak najprostsza, żeby łatwo się z niej korzystało. Inaczej członkowie zespołu mogą przestać korzystać z tego narzędzia lub robić to w nieodpowiedni sposób.

Do każdego projektu opisz:

    • w jakim celu powstał ten projekt,
    • wyjaśnij jak z niego korzystać,
    • dodaj linki do potrzebnych materiały do każdego projektu np. umowy, szczegóły oferty,
    • my dodatkowo nagrywamy krótką instrukcję, żeby wszystko było jasne 🙂

Utwórz jeden projekt, do którego będą mieli dostęp wszyscy członkowie Twojego zespołu. Jest to świetne miejsce, gdzie może zamieścić najważniejsze informacje i materiały, które powinni widzieć wszystkie osoby w organizacji. Materiały zamieszczone w taki sposób łatwiej znaleźć niż na dysku. My w takim projekcie zamieściliśmy m.in.:

    • Kodeks postępowania, którym kierujemy się w smartBusiness oraz regulamin pracy, który obowiązuje w całej firmie.
    • Link z plikiem gdzie można zamieszczać informacje o urlopach.
    • Informacje o misji, wizji i wartościach smartBusiness.
    • Wszystkie najważniejsze materiały o naszych produktach i usługach.
    • Instrukcje do wszystkich narzędzi, z jakich korzystamy w firmie.
    • Link do materiałów edukacyjnych dla naszego zespołu.
    • Terminy naszych spotkań grupowych.
    • Polecane wydarzenia, na których warto się pojawić lub na których występujemy.
    • Sekcja, w której można wpisywać luźne pomysły odnośnie funkcji naszego systemu, przemyślenia itp.
    • I oczywiście nasz plan, jak podbić cały świat 🙂

Jest wiele zadań, które wykonuje się w firmie cyklicznie np. przygotowanie raportów, wykonywanie konkretnych przelewów, spotkania, złożenie zamówienia, przesłanie klientowi przedłużenia umowy. Jeśli zaplanujesz, to sobie w odpowiednim narzędziu nie będziesz musiał/a o tym pamiętać, ponieważ program przypomni Ci o wykonaniu tej czynności.

Większość czynności operacyjnych jest wykonywana dokładnie w ten sam sposób. Tworząc zadania, dodaj do nich podzadania, które mówią krok po kroku jak coś wykonać. Dodaj do nich również potrzebne załączniki z szablonami umów, odpowiedzi mailowych itp. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, ale również zapobiegniesz powstawaniu wielu błędów. 

Na końcu ustal, z jakich tagów mają korzystać Twoi współpracownicy. Dzięki temu będziesz miał/a pełną kontrolę jak są oznaczane zadania. W połączeniu z narzędziem do mierzenia czasu da to Tobie wiele wartościowych informacji. Więcej na ten temat możesz przeczytać w tym artykule: Jak i po co mierzyć czas swojej pracy?

  • W jakim celu chcemy je stosować?
  • Co ma nam to dać?
  • Jakie funkcje musi posiadać to narzędzie?
  • Z jakimi programami musi się integrować?

Jaki program do zarządzania projektami i zadaniami wybraliśmy w smartBusiness?

Długo szukaliśmy odpowiedniego rozwiązania dla naszego zespołu. Przez dość długi okres czasu korzystaliśmy z Trello. Jednak wraz z rozwojem organizacji okazało się, że to narzędzie nie posiada wielu funkcji, których potrzebowaliśmy do naszej codziennej pracy. Wraz z rosnącą ilością projektów postanowiliśmy poszukać nowego oprogramowania. 

Nasz zespół programistów pracował na oprogramowaniu Jira, więc postanowiliśmy wypróbować to rozwiązanie. Dodatkowym atutem przeniesienia wszystkich zadań do tej aplikacji, by było to, że cała organizacja by posiadała jedno narzędzie do zarządzania projektami. Niestety bardzo szybko zrezygnowaliśmy z tego rozwiązania, ponieważ dla reszty zespołu Jira okazała się zbyt toporna i ciężka w użytkowaniu. Musieliśmy się pogodzić z faktem, że programiści potrzebują odrębnej aplikacji.

Kolejnym naszym wyborem było Nozbe. Jest to zdecydowanie inne narzędzie niż wcześniej wspomniane Trello, czy Jira. Nozbe to bardzo proste narzędzie, w którym projekty można rozpisać w postaci listy zadań, a nie tak jak w Trello w modelu kanban. Dodatkowo to narzędzie nie jest tak rozbudowane jak Jira. 

Twórcy Nozbe w bardzo przyjemny sposób uczą nowego użytkownika o funkcjach i możliwościach tego narzędzia. Po zalogowaniu w ciągu 15 minut użytkownik jest w stanie sprawnie poruszać się po tym oprogramowaniu i rozpocząć pracę. Możliwość szybkiego wdrożenia tego rozwiązania i przyjazny interfejs jest zdecydowanym atutem Nozbe. Jednak tak samo jak w przypadku Trello, to rozwiązanie miało bardzo ograniczoną liczbę opcji, które uniemożliwiały nam efektywną pracę.

Po tych wszystkich poszukiwaniach w końcu trafiliśmy na rozwiązanie, z którego korzystamy do dziś, a jest nim Asana. Okazało się, że narzędzie posiada wszystkie atuty wyżej wymienionych aplikacji. Istnieje możliwość tworzenia projektów zarówno w postaci tablic kanban, jak i listy zadań. Posiada rozbudowaną strukturę jak Jira, a jednocześnie posiada czysty i przejrzysty interfejs jak Nozbe.

Co jeszcze wpłynęło na naszą decyzję, że warto korzystać z Asana?

  • Możliwość dodawania jednorazowych zadań bez przydzielania ich do konkretnego projektu.
  • Widok zadań do wykonania na dziś oraz w najbliższym okresie.
  • Jedno miejsce, gdzie widać wszystkie powiadomienia o poczynaniach naszych współpracowników w projektach i zadaniach, w które jesteśmy zaangażowani.
  • W jednym oknie możemy przejrzeć listę wszystkich zadań oraz mieć wgląd do szczegółów konkretnego zadania nie przechodząc do innego okna.
  • Do każdego zadania możemy:
    – dodać osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania,
    – do każdego zadania przydzielać różne tagi,
    – przydzielić zadanie nawet do KILKU projektów (bardzo mało programów posiada taką możliwość, a jest to bardzo przydatna funkcja)
    – wyznaczyć datę i godzinę wykonania zadania,
    – ustawić powtarzalne zadania, które będą nam się automatycznie pojawiać np. co tydzień/miesiąc lub w określone dni tygodnia,
    – można nadać priorytet do zadania,
    – nadać opis zadania,
    – dodać różnego rodzaju załączniki,
    – posiada pełną integrację z Google Drive i Dropbox,
    – dodawać podzadań ,
    – pod każdym zdaniem można dodawać komentarze i wymieniać się z członkami zespołu swoimi uwagami,
    – w komentarzach z łatwością można oznaczać nie tylko osoby, ale również inne zadania, projekty, a nawet konwersacje, 
    – załączyć inną osobę, żeby widziała, jakie zmiany zachodzą w konkretnym zadaniu,
    – z łatwością stworzyć kopię zadań i podzadań,
    – polubić komentarze lub zadanie,
    – szybko stworzyć follow-up do istniejącego zadania,
    – wydrukować zadnie ze wszystkim informacjami i komentarzami.
  • BARDZO przydatną funkcją, którą posiada mało programów, jest możliwość przypisywania innych osób do podzadań oraz określenie indywidualnego terminu ich wykonania. Dodatkowo do każdego podzadania można tworzyć kolejne mini zadania. Program nie narzuca żadnych ograniczeń, co bardzo ułatwia pracę.
  • Możemy zobaczyć nasze zadania z widoku kalendarza.
  • Posiada integrację z wieloma programami. Nam zależało najbardziej na kalendarzu Google oraz Google Drive. Dodatkowo istnieje możliwość zintegrowania się z Jira, na którym pracuje nasz zespół programistów.
  • Możemy dodać konkretne projekty lub tagi do ulubionych. Dzięki temu mamy wgląd do najważniejszych dla nas zadań.
  • Wgląd do archiwum wszystkich stworzonych i wykonanych przez nas zadań.
  • Asana umożliwia tworzenie oddzielnych zespołów, dzięki czemu każdy widzi wyłącznie projekty, które go dotyczą.
  • Oczywiście można tworzyć projekty, które można wyświetlać w widoku listy zadań, które można podzielić na sekcje lub w postaci tablicy kanban.
  • Istnieje możliwość dodawania wielu różnych uprawnień do zespołów, projektów i zadań, dzięki temu nie ma żadnych przeszkód, żeby zaprosić do Asany osoby spoza naszej organizacji.
  • Warto wspomnieć, że Asana posiada świetnie działającą aplikację mobilną oraz wtyczkę do przeglądarki Chrome, dzięki której z każdego miejsca można dodać nowe zadania.
  • I wiele, wiele, więcej…. 🙂

A te wszystkie funkcje są dostępne za darmo do zespołu składającego się z maksymalnie 15 osób! W wersji płatnej można również znaleźć inne ciekawe funkcje jak wgląd do szczegółowych statystyk, możliwość tworzenia kamieni milowych w projektach, funkcje do większej kontroli nad projektami w firmie itp. Te wszystkie dodatkowe opcje zaczynają być rzeczywiście przydatne w większym zespole, kiedyś i tak trzeba wykupić pakiet. Asana okazała się idealnym rozwiązaniem dla naszego zespołu 🙂

Co zyskaliśmy dzięki takiemu wdrożeniu?

  • Każdy członek zespołu, kiedy jest dołączany do nowego projektu, od razu wie, dlaczego on powstał i jak z niego korzystać. Dzięki temu mamy ustalone jasne zasady oraz nie tracimy czasu na wyjaśnianie każdemu po kolei, jak powinien z niego korzystać.
  • W jednym miejscu mamy zamieszczone najważniejsze materiały firmowe.
  • Cała komunikacja na temat zadań i projektów odbywa się na jednej platformie.
  • Maksymalnie skróciliśmy czas wdrażania nowych członków do naszego zespołu.
  • Każdy członek zespołu od razu widzi listę zadań do wykonania na dany dzień.
  • Dzięki spójnym stosowaniu tagów z narzędziem do mierzenia czasu jesteśmy w stanie sprawdzić, ile czasu zajmują nam konkretne projekty i czy możemy rozpocząć pracę nad nowymi.

Asana na pewno nie jest jedynym i najlepszym narzędziem do zarządzania projektami. Zresztą jest to nie możliwe, żeby jednoznacznie wskazać takie oprogramowanie. Istnieją setki podobnych rozwiązań na rynku. Ważne, żeby wybrane przez Ciebie narzędzie posiadało funkcje, z jakich ty będziesz korzystać i żeby Twojemu zespołowi się na nim dobrze pracowało. My tylko podzieliliśmy się z Tobą swoim doświadczeniem, a jeśli korzystasz z innych rozwiązań lub chciałbyś/aś przedstawić inny punkt widzenia to chętnie poznamy Twoja opinię 🙂

Pamiętaj, że niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystasz, to zdecydowanie najważniejsze jest jego odpowiednie wdrożenie w firmie. Oczywiście wdrożenie w Twojej firmie może wyglądać kompletnie inaczej. Przedstawiliśmy Ci nasz przypadek, żebyś mógł/mogła zobaczyć, jak wyglądał przykładowy proces wdrożenia takiego rozwiązania.

Zobacz nasze inne artykuły

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, sposób pracy księgowych zmienił się diametralnie. Rozwój technologii sprawił, że wiele czynności jest już wykonywanych automatycznie, dzięki czemu księgowi nie muszą marnować czasu na m.in. na manualne wprowadzanie danych.Jakie są...

10 problemów, które zniszczą
Twoje biuro rachunkowe

Sprawdź czy dotyczą one również Ciebie!

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi na rynku?

Jeśli TAK, to zapisz się na nasz newsletter!