Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego o statusach dokumentów w systemie smartFlow. Opiszemy po kolei każdy status, co on oznacza, jakie ma funkcje oraz co dzieje się z fakturą na każdym etapie. 

A później zapraszamy Cię do przeczytania wpisu odnośnie obiegu dokumentów, ponieważ te statusy są ściśle związane z tym, jak wygląda obieg dokumentów w systemie smartFlow.

Aby zobaczyć wszystkie możliwe statusy, należy kliknąć: “Włącz więcej opcji filtrowania” i po prawej stronie mamy rozwijaną listę w kolumnie “Status”.

Odrzucony

Jest to dokument, który został odrzucony przez Ciebie bądź przez twojego klienta, który ponownie trafił do naszej firmy smartBusiness do weryfikacji. Faktury z tymi statusami są u nas ponownie sprawdzane, jako pierwsze w kolejności, żeby dostarczyć Ci jak najszybciej poprawiony dokument. Dlatego wymaga to ręcznej weryfikacji naszego współpracownika, który sprawdza zamieszczone komentarze i dostosowuje swoje akcje do tego, jakie uwagi zostały tam zawarte.

Przetwarzanie

Jest to drugi status, który bezpośrednio otrzymują faktury tuż po wprowadzeniu do systemu smartFlow. Nie będziesz widział tych dokumentów, ponieważ czekają one wtedy na przetwarzanie przez system OCR w naszej firmie w smartBusiness. 

Weryfikacja

Po przetworzeniu przez system OCR faktura trafia do statusu “Weryfikacja”. Na etapie weryfikacji dokumenty są ręcznie sprawdzane przez człowieka w naszej firmie, żeby upewnić się, czy maszyna na pewno dobrze wprowadziła dane do systemu.

Opis dokumentu

Po weryfikacji faktura trafia do Ciebie bądź Twojego klienta, jeżeli współpracujesz z nami w modelu biura rachunkowego. W tym momencie faktura zmienia status na “Opis dokumentu”. Ten etap może występować w Twoim modelu obiegu dokumentów lub nie. Wszystko zależy od tego, jak mocno rozbudowany obieg dokumentów jest w tej konkretnej firmie. Dlatego jeżeli jesteś ciekawy, jak wyglądają różne modele obiegu faktur, to zapraszamy do przeczytania artykułu: Jak wyglądają domyślne modele obiegu dokumentów w systemie smartFlow? [udział biura rachunkowego]

Na tym etapie dokument przechodzi przez opis merytoryczny. Należy sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne oraz, czy faktura faktycznie powinna zostać wystawiona. Następnie należy opisać ją merytorycznie, czyli wybrać miejsce powstania kosztów. Jak prawidłowo wykonać opis dokumentu możesz sprawdzić w artykule: Jak opisać fakturę w systemie smartFlow?

Skorygowano

Status “Skorygowano”, jest równoznaczny ze statusem “Opis dokumentu”. Różni się, tylko tym, że do statusu “Skorygowano” zostaje przypisana faktura w momencie, kiedy została odrzucona, a następnie poprawiona. Status “Skorygowano” od razu nas informuje, że dokument był przez nas poprawiany. Na takie faktury powinieneś zwrócić szczególną uwagę i zająć się nią w pierwszej kolejności.

Akceptacja

Akceptacja następuje po opisie dokumentu, ponieważ kiedy faktura jest już opisana pod względem merytorycznym, wtedy osoba o odpowiednich uprawnieniach może zaakceptować fakturę kosztową. Jak dokładnie wygląda proces akceptacji, dowiesz się z artykułu: Jak zaakceptować fakturę w systemie smarFlow?

Dekretacja

Na tym etapie dokument trafia do działu księgowego lub biura ratunkowego. W tym momencie księgowi przygotowują fakturę do księgowania. Jak zadekretować dokumenty jest opisane we wpisie: Jak księgować dokumenty w systemie smartFlow?

Księgowość

Po dekretacji, kiedy faktura zostanie już przygotowana do księgowania, dokument osiąga  status “Księgowość”. Z tego statusu możemy bezpośrednio wyeksportować faktury i zaimportować je do swojego systemu księgowego. 

Zakończone

Po eksporcie dokumenty zmieniają status na “Zakończone”. Faktury na tym etapie są dostępne w elektronicznym archiwum. Aby zobaczyć dokumenty ze statusem “Zakończone”, należy kliknąć ten przycisk: “Pokaż dane historyczne”. W innym wypadku nie będziesz miał/a do nich wglądu.

Stosowanie filtrów

Aby sprawnie poruszać się pomiędzy dokumentami o różnych statusach, warto skorzystać z filtrów, które w szybki i sprawny pokażą nam wyłącznie faktury, nad którymi chcemy w tym momencie pracować. 

Tak jak wcześniej wspomnieliśmy, temat statusów dokumentów jest ściśle powiązany z tym, jak wygląda obieg dokumentów w Twojej firmie. Dlatego serdecznie Ciebie zapraszamy do zapoznania się z poniższym wpisem, z którego dowiesz się, jakie są 3 główne modele obiegu dokumentów w firmach! 

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły