W tym artykule dowiesz się, jak wyglądają trzy domyślne modele obiegu dokumentów w smartFlow.

Kto uczestniczy w procesie obiegu dokumentów?

W każdym z tych rodzajów obiegów biorą udział dwa podmioty: smartBusiness i klient. Legenda:

  • Klient – jest oznaczony na niebiesko,
  • smartBusiness – jest pokazany na zielono.

Jakie są możliwości dodawania dokumentów do systemu?

Jak widzisz mamy dwie możliwości dodawania dokumentów do systemu. Zarówno klient, jak i smartBusiness mogą skanować dokumenty oraz wprowadzać je do systemu.

Jakie są trzy domyślne modele obiegu dokumentów?

  • Obieg jednoetapowy (Dekretacja)
  • Obieg dwuetapowy (Akceptacja kosztu, Dekretacja)
  • Obieg trzyetapowy (Opis merytoryczny, Akceptacja kosztu, Dekretacja)

Który obieg zostanie wdrożony w Twojej firmie, jest zależny od tego, jak bardzo rozbudowana struktura jest w Twoim przedsiębiorstwie. Dopasujemy odpowiedni model do Twojej firmy.

Obieg jednoetapowy

Jest to najprostszy model obiegu dokumentów. Następuje wprowadzenie dokumentów do systemu smartFlow, przez jedną ze stron. Faktury zostają przekazane do firmy smartBusiness, gdzie następuje przetwarzanie i weryfikacja dokumentów. 

Później faktury od razu trafiają do Twojego działu księgowego do statusu “Dekretacja”, w celu uzupełnienia wszystkich informacji odnośnie księgowania. Na tym etapie należy podjąć decyzje czy:

  • nie akceptujemy faktury i zostaje ona odrzucona,
  • akceptujemy ją i dokument przechodzi do kolejnego etapu.

Jeśli faktura zostanie odrzucona, to prawdopodobnie wprowadzone dane są błędne. Wtedy faktura trafia z powrotem do smartBusiness w celu poprawienia nieprawidłowości. Następnie ponownie wraca do dekretacji.

Jeżeli jednak faktura zostanie zaakceptowana, to przenosi się statusu księgowość, z którego możemy wyeksportować faktury do naszego systemu księgowego. Jak to zrobić dowiesz się z tego artykułu: Jak księgować dokumenty w systemie smartFlow?

Na koniec dokument trafia do statusu zakończone, do którego masz dostęp w postaci elektronicznego archiwum.

Obieg dwuetapowy

Jest już trochę bardziej skomplikowany. Tak samo jak dla reszty modeli oraz dalej mamy dwie możliwości wprowadzenia dokumentów do systemu. Również początkiem drogi dokumentów jest przetworzenie i zweryfikowanie faktury przez smartBusiness.

Natomiast dokument już nie trafia bezpośrednio do działu księgowego, tylko do klienta w postaci statusu “Akceptacja”. W wielu firmach jest tak, że ktoś musi fakturę zaakceptować, bądź też opisać merytorycznie przed zaksięgowaniem dokumentu. 

Klient weryfikuje fakturę pod względem merytorycznym i akceptuje ją lub odrzuca jeżeli znajdzie jakiś błąd lub nieprawidłowość. Jeżeli tak to trafia ona do smartBusiness w celu poprawy, a następnie wraca do akceptacji. Jeżeli natomiast faktura zostanie zaakceptowana, przechodzi do etapu dekretacji, a Twój dział księgowy przygotowuje je do zaksięgowania. 

Księgowy weryfikuje fakturę pod względem merytorycznym i decyduje, czy faktura ma zostać odrzucona, czy zaakceptowana. Jeśli zostanie odrzucona, to trafia do poprzedniego statusu “Akceptacja”, czyli do klienta.  W komentarzu podany jest powód, dlaczego faktura nie powinna zostać zaksięgowana, może być to błąd w opisie lub jakieś pytanie do klienta w celu doprecyzowania. 

Jeżeli natomiast zostanie zaakceptowana, to trafia do statusu “Księgowość” skąd możemy wyeksportować ją do systemu księgowego. Po wyeksportowaniu jest cały czas dostępna w elektronicznym archiwum.

Obieg trzyetapowy

Rozpoczyna się oczywiście w ten sam sposób co pozostałe, czyli również dwie strony mogą wprowadzić dokumenty do systemu, a następnie również trafia do smartBusiness w celu przetworzenia i weryfikacji. Później klient dokonuje opisu merytorycznego dokumentu. Jest to pierwszy z dwóch  etapów zatwierdzania faktury po stronie klienta. Po dokonaniu opisu mamy do podjęcia decyzję czy zostanie on odrzucony, czy zostanie zaakceptowany.

Jeżeli jest jakiś błąd w dokumencie i zostanie on odrzucony, to faktura ponownie trafia do firmy smartBusiness, gdzie zostanie poprawiona, a następnie wraca do statusu “Opis dokumentu”. Jeżeli z dokumentem wszystko jest w porządku, to faktura po akceptacji trafia do etapu “Akceptacja”. Do tego statusu są przypisane osoby, które mają na tyle wysokie uprawnienia, że mogą zaakceptować taką fakturę. Po akceptacji będzie możliwe wykonanie zbiorczych przelewów za pomocą systemu smartPay oraz będzie ona widoczna w raportach smartControl. 

Przy akceptacji znów mamy dwie możliwości: albo zaakceptować dokument, żeby przeszedł do działu księgowego, albo odrzucić tę fakturę. Jeżeli dokument zostanie odrzucony, to znaczy, że był jakiś błąd, czyli znowu trafia do smartBuisness, gdzie zostanie poprawiony. Później ponownie wraca do opisu. 

Na etapie dekretacji, jeśli znajdziemy jakiś błąd lub ta faktura nie powinna być zaakceptowana, to po odrzuceniu trafi do statusu “Opis dokumentu” do klienta. Jeżeli natomiast zostanie zaakceptowana, trafia do statusu “Księgowość”, z którego możemy wyeksportować ją do naszego systemu księgowego. Następnie automatycznie zmienia status na “Zakończona” i jest  dostępna w elektronicznym archiwum.

Są to trzy domyślne modele obiegu dokumentów, które wdrażamy u klientów. Który z nich będzie zaimplementowany w Twojej firmie, jest zależny od tego, jak skomplikowana jest struktura Twojego biznesu. Jeżeli Twoje potrzeby są inne, bez problemu możemy dostosować nasz obieg do Twojej firmy. Odezwij się do nas i wspólnie wymyślimy rozwiązanie 🙂

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły