Jedną z najważniejszych kwestii dla przedsiębiorców powinna być właściwa kontrola ponoszonych w firmie kosztów. Jest to kluczowy element w każdym biznesie bez względu na jego branże. Dzięki temu przedsiębiorca może ocenić, czy firma posiada odpowiedni przepływ pieniężny, który ściśle wpływa na kondycję finansową.  

Dlaczego kontrola kosztów jest taka ważna?

Dzięki temu można ocenić stopień rentowności naszych działań, a tym samym określić, które z naszych produktów oraz usług są najbardziej opłacalne. Taka wiedza umożliwia również lepsze zaplanowanie przyszłych działań firmy oraz pomoże szybko wykryć miejsca, w których powinno się zoptymalizować przedsiębiorstwo. Należy pamiętać, że w kontroli wydatków kluczowa jest regularność.

Jaki jest więc szybki i prosty sposób na kontrolowanie swoich wydatków?

Większość przedsiębiorców nie ma czasu na gromadzenie wszystkich danych oraz  tworzenie i przeglądanie tysiąca raportów. Jednak brak wglądu do swoich kosztów może być bardzo ryzykowne dla przyszłości całej organizacji.

Postanowiliśmy wyjść naprzeciw temu problemowi i do naszej usługi smartFlow, dołączyliśmy w pełni zintegrowany system do kontroli kosztów smartControl. 

Powinieneś przeczytać dalszą część artykułu, jeśli chcesz dowiedzieć się jak:

  • w czasie rzeczywistym mieć wgląd do wszystkich kosztów w przedsiębiorstwie,
  • skutecznie kontrolować wydatki dzięki prostym i przejrzystym wykresom,
  • uzyskać wgląd do danych z konkretnego roku, miesiąca, a nawet konkretnej kategorii kosztów,
  • sprawdzić ile zużyliśmy paliwa na konkretny samochód w poszczególnych miesiącach.

 

Jak działa system smartControl?

 

Aby rozpocząć analizę danych, należy przejść do panelu smartControl, a następnie wybieramy firmę, w której chcemy sprawdzić zaistniałe wydatki. 

Jak widzimy powyżej, w systemie smartControl można znaleźć wykresy oraz tabele, które w przejrzysty sposób uporządkowały wszystkie koszty w firmie. Dzięki temu kontrolerzy finansowi, księgowi oraz przedsiębiorcy mogą w szybko odczytać dane, które ich interesują.

Z czego się składa system smartControl? 

Został on podzielony na 3 sekcje.

  1. W pierwszej znajduje się wykres kołowy wraz z tabelą kosztów po prawej stronie. Mamy tutaj wgląd do struktury kosztów w danym miesiącu.

2. W drugiej sekcji można sprawdzić na wykresie słupkowym dane wszystkich kosztów z całego roku. Znajdują się tutaj również informacje o wydatkach za poszczególne miesiące, a w tabeli obok widzimy dodatkowo sumę za cały rok.

3. Na końcu znajduje się raport paliwowy. W tabeli widzimy, jaką ilość paliwa zużyło konkretne auto w poszczególnym miesiącu oraz można sprawdzić sumę za cały rok. Dodatkowo można również zobaczyć sumę zużytego paliwa przez wszystkie auta w danym miesiącu lub roku. Samochody można zidentyfikować po numerze rejestracyjnym. 

Ta funkcja bardzo ułatwia pracę dla księgowych, ponieważ na koniec każdego roku muszą przygotować deklarację środowiskową, czyli określić ile paliwa zużył dany samochód w firmie.

Jak powstaje struktura kosztów?

Struktura kosztów bierze się z systemu smartFlow. Jak cofniemy się do panelu smartFlow i  wejdziemy w fakturę, która już została zaksięgowana, to możemy zobaczyć miejsce powstania kosztów. 

Jak wrócimy do systemu smartControl, na wykresie można zauważyć, że mamy te same miejsca powstawania kosztów co w smartFlow. Więc jeżeli faktura zostanie zaakceptowana  i ma zaznaczone miejsce powstawania kosztów, to pokaże się ona w tym panelu jeszcze przed zaksięgowaniem w systemie księgowym.

To sprawia, że otrzymujemy w czasie rzeczywistym informacje o zaistniałych kosztach w firmie. Dzieje się to automatycznie, kiedy faktura zostanie zaakceptowana w systemie smartFlow. Dokument zostaje przedstawiony w ujęciu kosztowym, a informacja gospodarcza pojawia się na naszym koncie w ciągu kilku sekund i od razu możemy na bieżąco kontrolować wydatki firmowe.

Jakie opcje gwarantuje system smartControl?

  • Graficzne przedstawienie kosztów, dzięki któremu od razu widzimy, na co wydaliśmy najwięcej pieniędzy w danym okresie czasu.

  • Podział danych ze względu na zaistniałe koszty w firmie, na takie które wcześniej ustaliliśmy w systemie smartFlow. 

  • Możliwość wyłączenia jednej lub kilku danych z wykresu. Poniżej wyłączyliśmy biuro, klikając w odpowiednie miejsce w legendzie wykresu.

  • W pierwszej sekcji można wybrać rok i miesiąc, z którego chcemy zobaczyć wydatki. 

  • Zaś w 2 można sortować dane ze względu na rok i rodzaj kosztów, które będą ujęte na wykresie słupkowym i tabeli.

  • Wykres kołowy jest responsywny z tabelą po prawej stronie. To znaczy, że jeżeli zmienimy zakres dat po prawej stronie, to dane po lewej stronie zostaną do tego przystosowane. Działa to również w drugą stronę. 

  • Po najechaniu myszką w odpowiednie pole wykresu od razu pojawia się nam informacja, jaka została wydana tam dokładnie kwota.

Przykład praktycznej analizy kosztów

Przeglądając dane w panelu smartControl za zeszły rok, od razu można zauważyć, że w czerwcu firma poniosła zdecydowanie większe wydatki niż w pozostałych miesiącach.

Aby sprawdzić, co się wydarzyło w tym okresie w firmie, należy przejść do systemu smartFlow i korzystając z filtru, zaznaczamy czerwiec.

Od razu widzimy wszystkie faktury, jakie zostały przez nas zaksięgowane w czerwcu i możemy zidentyfikować, dlaczego w tym miesiącu koszty były zdecydowanie wyższe od pozostałych. 

Pełna integracja systemów smartFlow, smartPay i smartControl da Ci pełny wgląd w czasie rzeczywistym do wszystkich wydatków w Twojej firmie. Dzięki temu będziesz mógł zaplanować, które obszary swojej firmy należy zoptymalizować oraz kiedy Twoja firma będzie gotowa na nowe inwestycje.

Poczuj kontrolę nad kosztami w swojej firmie!

Zobacz nasze inne artykuły

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, sposób pracy księgowych zmienił się diametralnie. Rozwój technologii sprawił, że wiele czynności jest już wykonywanych automatycznie, dzięki czemu księgowi nie muszą marnować czasu na m.in. na manualne wprowadzanie danych.Jakie są...

Jaki Jest Najlepszy Program Do Zarządzania Projektami?

Jaki Jest Najlepszy Program Do Zarządzania Projektami?

Niezależnie od wielkości firmy, jaką zarządzasz, kluczowe jest wybranie odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami w organizacji. Człowiek nie jest w stanie zapamiętać wszystkich wątków, które pojawiają się do wykonania każdego dnia. Dobrze wdrożony system do...

10 problemów, które zniszczą
Twoje biuro rachunkowe

Sprawdź czy dotyczą one również Ciebie!

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi na rynku?

Jeśli TAK, to zapisz się na nasz newsletter!