W tym artykule przedstawimy, jak wygląda proces opisu dokumentów w systemie smarFlow, czyli będziemy omawiać faktury, które są w statusie: “Opis dokumentu”.

 

Jak widać w poniższej tabeli, w systemie smartFlow można napotkać 2 typy dokumentów: faktury, które zostały podświetlone oraz tradycyjne dokumenty, które znajdują się na białym tle.

Czym różnią się te 2 typy dokumentów?

  • Podświetlone dokumenty

Znajdowały się już wcześniej na etapie “Opis dokumentu”, jednak zostały one odrzucone z jakiegoś powodu przez księgowość. Czyli należy sprawdzić, co się wydarzyło podczas przetwarzania dokumentów, a następnie poprawić zaistniały błąd.

Należy pamiętać, że jeśli faktura ponownie wróciła do tego etapu, to możemy być pewni, że znajduje się w nich jakiś komentarz, bo w momencie kiedy faktury zostają odrzucone, to musi zostać podany powód odrzucenia. Na te faktury w szczególności należy zwrócić uwagę.

  • Tradycyjne dokumenty (na białym tle)

Stanowią zdecydowanie większą część faktur, które będą się znajdować w systemie smartFlow. Są one w statusie “Opis dokumentu” pierwszy raz.

Jak wygląda proces opisywania faktur podczas etapu “Opis dokumentu”?

Po wejściu w fakturę, po lewej stronie widzimy obraz zamieszonej faktury, a po prawej znajdują się jej zapis danych elektronicznych. 

 

  1. Upewnij się, czy dane elektroniczne zgadzają się z fakturą.

2. Pierwszym ważnym elementem na tym etapie jest prawidłowe uzupełnienie danych odnośnie planowanego terminu zapłaty. Ta opcja jest odpowiedzialna za to kiedy wyjdzie przelew, jeśli faktura zostanie zapłacona przez moduł smartPay.

Elementy, które wpływają na to czy będzie możliwe wygenerowanie płatności za  fakturę z systemu smartPay: “Planowana data zapłaty”, “Metoda płatności”, “Opłacone”, “Split Payment, “Numer konta do wpłaty, “Waluta” oraz “Rodzaj faktury”.

Co musisz wiedzieć o opcji planowana data zapłaty?

  • Ten element jest uzupełniany, kiedy faktura jest w statusie “Opis dokumentu” lub “Akceptacja”.
  • Planowana data zapłaty jest datą, w której przelew wyjdzie z konta, jeżeli wyeksportujemy plik do zbiorczego przelewu w systemie smartPay i wgramy go do systemu bankowego. (jak dokładnie wygląda ten proces, przeczytasz TUTAJ).  
  • Planowana data zapłaty jest automatycznie ustawiana jako poprzedni dzień do terminu płatności faktury, czyli jeśli termin płatności przypada na 09.05.2020, to planowana data zapłaty będzie automatycznie ustawiona na termin 08.05.2020. Dzięki temu możemy mieć pewność, że faktura na pewno zostanie opłacona na czas. Datę zapłaty można dowolnie modyfikować w zależności od tego kiedy chcemy zapłacić fakturę.
  • Zwróć również uwagę na poprawność numeru konta bankowego, bo to właśnie na ten rachunek trafi przelew z systemu smartPay. Stanie się tak wyłącznie, jeśli faktura zostanie prawidłowo oznaczona zgodnie z 2 warunkami, które zostały opisane poniżej w artykule.

Jak zaplanować datę zapłaty, żeby dokument trafił do systemu smartPay?

 

  • Na tym etapie nie można już zmienić terminu płatności, bo został on dodany i zweryfikowany przez smartBusiness. Natomiast planowaną datę zapłaty możesz ustalić samodzielnie, w wybranym przez siebie terminie np. przelew może wyjść kilka dni przed terminem lub po terminie. Ty decydujesz, kiedy faktura ma zostać opłacona. 
  • Drugą rzeczą, na jaką trzeba zwrócić uwagę, jest odpowiedni wybór metody płatności. Mamy do wyboru 4 opcje:

– gotówka,

– karta,

– przelew,

– przelew zagraniczny.

 Do systemu smartPay trafiają, wyłącznie faktury, przy których została zaznaczona metoda płatności “Przelew” lub “Przelew zagraniczny”, jeśli zaznaczysz “Gotówka lub “Płatność kartą” NIE będziesz mógł wygenerować płatność za tą fakturę do zbiorowego przelewu.

 Upewnij się również, czy jest wybrana odpowiednia waluta. Jeśli wybierzesz polską walutę, to w metodzie płatności należy wybrać “Przelew”, jeśli wybierzesz inną walutę, wybierz “Przelew zagraniczny”.

  • Kolejnym elementem jest checkbox “Opłacone”, w którym możemy zdecydować, czy dana faktura została już opłacona, czy jeszcze nie. Od tej opcji zależy, czy dana faktura trafi do systemu smartPay i czy będzie później możliwość eksportu pliku do banku, czy też nie zostanie zaczytana. 

 Jeżeli checkbox “Opłacone” jest ZAZNACZONY, to faktura nie trafia do smartPay, ponieważ system będzie traktował ją jako, już zapłaconą w celu uniknięcia podwójnej płatności. Jeżeli jednak checkbox NIE JEST zaznaczony, to faktura zostanie automatycznie dodana do smartPay.

[Podsumowując] – Co należy zrobić, aby faktura trafiła do systemu smartPay?

– Musimy wybrać metodę płatności: “Przelew” lub “Przelew zagraniczny”.

– Checkbox “Opłacone” NIE MOŻE być zaznaczony.

Tylko spełniając jednocześnie te 2 warunki, faktura trafi do systemu smartPay i będzie możliwość zapłacenia jej zbiorczo wraz z innymi fakturami.

 

  • Kolejną opcją, jaką można zaznaczyć, jest “Split Payment”, czyli metoda podzielonej płatności, która weszła do polskiego prawa. Aktualnie niektóre faktury muszą zostać opłacane właśnie taką metodą.  

Jeśli zaznaczymy “Split Payment” to przelew do banku zaczyta się właśnie w tej metodzie, więc jeżeli na fakturze masz notyfikację, która tego wymaga lub po prostu chcesz zapłacić fakturę podzieloną płatnością, zaznacz ten checkbox. 

Opcja “Split Payment” pojawi się tylko wtedy, jeżeli wybierzemy “Przelew” lub “Przelew zagraniczny”. Natomiast jeśli przy metodzie płatności zostanie zaznaczona “Gotówka” lub “Karta”, to zniknie nam możliwość skorzystania z tej opcji.

  • Ostatnie pole, które ma wpływ na planowaną datę zapłaty, jest rodzaj faktury. Bardzo ważne jest, żeby to pole zgadzało się z faktycznym stanem faktury. O tym, jakie są różnice pomiędzy typami faktur, dowiesz się z tego video.

3. Kolejną sekcją do uzupełnienia jest lista pozycji produktów lub usług, które są zamieszczone na fakturze. Tutaj również warto upewnić się, czy kwoty zgadzają się ze stanem faktycznym faktury.

4. Jednym z ostatnich elementów, które należy uzupełnić, jest miejsce powstania kosztu. Na etapie opisu dokumentu (ewentualnie akceptacji) powinniśmy zdecydować, za co została wystawiona ta faktura, żeby następnie została prawidłowo zaksięgowana w systemie księgowym. 

Osoby, które zostały wyznaczone do weryfikowania dokumentów w statusie “Opis dokumentu” wiedzą, za jaką usługę, bądź produkt została wystawiona. Wystarczy tylko kliknąć odpowiednie pole miejsca powstania kosztu, które podświetli się z szarego koloru na granatowy. 

Dodatkowo jeśli na fakturze znajdują się innego typu usługi/produkty można zaznaczyć checkbox “Osobno dla każdego produktu” i w tym momencie będziemy mogli wyznaczyć dla każdego elementu z faktury, indywidualne miejsce powstania kosztu.

5. Można również uzupełnić pole “Dodatkowe informacje”, jeśli chcemy zostawić jakieś informacje na fakturze lub chcemy, żeby nasz dokument wyeksportował się do systemu księgowego z adnotacją.

6. Na samym dole mamy miejsce na wpisanie numeru rejestracyjnego samochodu, który służy do faktur paliwowych. Jeśli go wpiszemy, to pojawi się również pole do wpisania ilości litrów paliwa, które zostały zakupione do tego auta.

7. Na końcu procesu, przed akceptacją warto również sprawdzić, jakie komentarze zostały dodane do faktury oraz możemy zobaczyć historię dokumentu. Jeżeli wszystkie dane mamy już sprawdzone i uzupełnione, wystarczy fakturę zaakceptować lub odrzucić.

A co z podświetlonymi dokumentami?

Po wejściu w fakturę w pierwszej kolejności należy zajrzeć w zakładkę “Komentarze”, aby poznać jej wcześniejszy powód odrzucenia, a następnie można sprawdzić w górnym pasku “Historia”, żeby zobaczyć, na którym etapie wystąpił ten błąd. Aby dowiedzieć się więcej na temat procesu i powodów odrzucenia przeczytaj ten artykuł.

Jak sprawnie poruszać się pomiędzy dokumentami?

Do czego służą przyciski nawigacyjne i jak sprawnie poruszać się po systemie opisaliśmy w tym artykule: Jak obsługiwać system smartFlow? – Widok faktury

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły