Ten artykuł jest przeznaczony w szczególności dla księgowych, ponieważ wszystkie dokumenty ze statusem “Dekretacja”, muszą zostać przez nich uzupełnione, zanim trafią do systemu księgowego. Bez względu na to czy korzystasz z biura rachunkowego, czy też posiadasz oddzielny dział księgowości.

Z tego artykułu dowiesz się, jak zadekretować, czyli jak zaksięgować fakturę w systemie smartFlow. W poniższym wideo oraz wpisie zostało omówione, jakie pola należy uzupełnić, aby można było z powodzeniem importować gotowe pliki do zaksięgowania w systemie księgowym. 

Poniżej widzimy w widoku tabeli, że faktury posiadają status “Dekretacja”. Oznacza to, że przeszły już całą swoją drogę w systemie smartFlow i są gotowe, żeby zajęli się nimi księgowi. 

Jakie dane zostały uzupełnione w poprzednich etapach?

Po wejściu w fakturę można zauważyć, że większa część danych elektronicznych została już uzupełniona oraz niektóre pola są zablokowane i nie ma możliwości ich zmiany w tym statusie.

Do zablokowanych elementów należy: numer faktury, nazwa oraz NIP zarówno nabywcy, jak i odbiorcy, data wystawienia, termin płatności, numer konta do wpłaty, rodzaj faktury oraz lista pozycji produktów wraz z cenami.  

Te dane zostały uzupełnione i sprawdzone przez smartBusiness. Jeśli zauważysz, jakiś błąd to należy odrzucić fakturę oraz podać powód odrzucenia.  Co się dzieje z fakturą po odrzuceniu, dowiesz się z artykułu, klikając TUTAJ.

Dodatkowo na tym etapie nie możemy również zmienić daty planowanej zapłaty oraz metody płatności, ponieważ zostały one ustalone w statusie “Opis dokumentu” lub “Akceptacja” przez osoby do tego upoważnione.

Na jakie pola księgowi powinni zwrócić szczególną uwagę?

1. Pierwszym elementem na, który powinni zwrócić uwagę księgowi to “Data księgowania” oraz “Data sprzedaży / wykonania usługi”. Te dane mogą zostać zmodyfikowane, ponieważ wiemy, że są potrzebne w trakcie księgowania faktur.

2. Koło uzupełnionego już numeru konta bankowego, na który zostanie wykonany przelew za fakturę, mamy pozycję “Waluta”. Księgowi mają możliwość zmiany tej pozycji. Więc jeśli zauważą, że faktura jest w inne walucie, to należy ją zmienić, a następnie wpisać, z jakiego dnia ma zostać pobrany aktualny kurs waluty.

3. Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy miejsce powstania kosztu jest odpowiednie. W tym miejscu możemy przypisać jedno miejsce powstania kosztu dla całej faktury lub można wyznaczyć osobny rodzaj kosztów dla każdej pozycji na fakturze. Aby to zrobić, należy zaznaczyć checkbox “Osobno dla każdego produktu”

Dlaczego odpowiednie miejsce powstania kosztu jest bardzo ważne? 

Ponieważ na tej podstawie mapowane jest właściwe konto księgowe bądź też kategoria w KPiR w systemie księgowym. To w tym miejscu odbywa się cały proces księgowania faktury. Idea jest taka, że po przeniesieniu faktury do systemu księgowego nie trzeba będzie już nic z nią robić, ponieważ zostanie ona całkowicie zaksięgowana przez smartFlow. To właśnie wyróżnia system smartBusiness spośród innych systemów. Księgując fakturę tutaj, nie musisz już nic z nią robić w systemie księgowym.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się,  jak konkretne pola ze smartFlow przeniosą się do Twojego systemu księgowego, to zobacz ten artykuł: Mapowanie pól do systemu księgowego z systemu smartFlow

4. Następny element, który jest bardzo ważny dla osób, które zajmują się fakturami w statusie “Dekretacja”  jest opodatkowanie. Księgowi wiedzą, że księgowanie kosztów związanych z samochodami jest dosyć skomplikowane i czasami trzeba wybrać 50% lub 20% VAT i  75% KUP. Dlatego stworzyliśmy to pole, dzięki któremu księgowi mogą prawidłowo rozliczyć tego typu dokumenty, wybierać odpowiednią stawkę. Ta sekcja umożliwia nam rozliczenie bardziej skomplikowanych faktur.

5. Kiedy mamy fakturę paliwową, to na samym dole znajdziemy uzupełnione już pole “Numer rejestracyjny” wraz z ilością zatankowanego paliwa. Dzięki temu księgowi mają gotowe dane do przygotowania deklaracji środowiskowych, co również oszczędza bardzo dużo cennego czasu księgowych.

Po uzupełnieniu wszystkich wyżej wymienionych danych faktura jest gotowa, żeby ją zaksięgować. Więcej o przyciskach akcji i nawigacji po całym systemie dowiesz się z tego artykułu: Jak obsługiwać system smartFlow? [cz.2] – Widok faktury

Jak księgować faktury podświetlone?

Faktury podświetlone to takie, które raz przeszły przez etapy “Opis”, “Akceptacja” i trafiły do  statusu”Dekretacja”, ale na pewnym etapie zostały one odrzucone. Na tego typu dokumenty trzeba zwrócić szczególną uwagę.

Jak sprawdzić co wydarzyło się z tą fakturą?

Pierwszą czynność, jaką należy wykonać to wejście w zakładkę “Komentarze” w górnym pasku, który znajduje się tuż nad skanem dokumentu. Jak już znamy powód odrzucenia, to warto wejść w kolejną zakładkę “Historia”, żeby sprawdzić, w jaki sposób został naprawiony błąd.

Jak zapoznamy się z tymi informacjami, możemy przejść do pracy nad dokumentem, jak w przypadku tradycyjnej faktury, czyli tak jak zostało to opisane powyżej.

Co dzieje się później z dokumentem?

Kiedy faktura zostanie zaakceptowana w statucie “Dekretacja” trafia ona do statusu “Księgowość”. Na tamtym etapie nie można już nic w niej zmienić, można ewentualnie dodać roboczy komentarz. 

Aby zaksięgować faktury, które przeszły status “Dekretacja” w swoim systemie księgowym, wystarczy, jedynie kliknąć “Eksportuj wszystkie” z widoku tabeli. Zapisujemy plik na dysku, a następnie importujemy go do systemu księgowego. 

Faktury, które już zostały wgrane do systemu księgowego, przejdą automatycznie do statusu “Zakończone”. Aby je zobaczyć, należy kliknąć: “Pokaż dane historyczne”. 

Jeżeli będzie potrzeba dodania czegoś nowego, to oczywiście skontaktuj się z nami. Przygotujemy dla Ciebie rozwiązanie tak, żebyś nie musiał/a już nic robić z fakturami w systemie księgowym 🙂

Zobacz nasze inne artykuły

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, sposób pracy księgowych zmienił się diametralnie. Rozwój technologii sprawił, że wiele czynności jest już wykonywanych automatycznie, dzięki czemu księgowi nie muszą marnować czasu na m.in. na manualne wprowadzanie danych.Jakie są...

Jaki Jest Najlepszy Program Do Zarządzania Projektami?

Jaki Jest Najlepszy Program Do Zarządzania Projektami?

Niezależnie od wielkości firmy, jaką zarządzasz, kluczowe jest wybranie odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami w organizacji. Człowiek nie jest w stanie zapamiętać wszystkich wątków, które pojawiają się do wykonania każdego dnia. Dobrze wdrożony system do...

10 problemów, które zniszczą
Twoje biuro rachunkowe

Sprawdź czy dotyczą one również Ciebie!

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi na rynku?

Jeśli TAK, to zapisz się na nasz newsletter!