Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań, aby usprawnić prace administracyjne w firmie, jest elektroniczny obieg dokumentów. Oszczędność czasu i pieniędzy to dopiero wierzchołek góry lodowej korzyści, jakie może Ci przynieść wprowadzenie tego rozwiązania. Od kilku lat workflow przestał być dostępny tylko dla korporacji z ogromnym kapitałem. Rozwój technologii sprawił, że każda firma może sobie pozwolić na takie rozwiązanie.

Elektroniczny obieg dokumentów staje się standardem w prowadzeniu firmy!

Tysiące dokumentów potrafią przysporzyć każdej firmie wiele problemów. Zajmują ogromną ilość miejsca, niestety bardzo często są one przechowywane w niezorganizowany sposób, co prowadzi do chaosu w przedsiębiorstwie. Pracownicy potrafią czasami spędzić nawet kilka godzin w celu odnalezienia jednej faktury. Dodatkowo bardzo często się zdarza, że dokumenty zostają zniszczone lub zgubione. Tak nieefektywne przedsiębiorstwa niestety nie przetrwają rewolucji technologicznej. Jeśli nie wprowadzą zmian, ich firmy upadną.

Czym jest workflow i jak działa?

Jest to aplikacja, która pozwala zarządzać przepływem informacji pomiędzy wyznaczonymi do tego osobami. W efekcie zeskanowane faktury trafiają do systemu, a pracownicy mają szybki dostęp do danych, które następnie w sposób zorganizowany trafiają do kolejnych osób zgodnie z wcześniej opracowanym i wdrożonym procesem w firmie. Taki przepływ informacji pozwala na dostarczenie niezbędnych danych do odpowiednich działów np. księgowości, administracji, czy zarządu.

Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

  1. Całkowity czas procesowania faktury zmniejsza się nawet kilkukrotnie.
  2. Możliwość zapłacenia nawet kilkudziesięciu faktur kilkoma kliknięciami.
  3. Wyeliminowanie ryzyka związanych z utratą, bądź zniszczenia papierowych dokumentów.
  4. Uwolnienie się od ogromnych ilości papierowych dokumentów w firmie.
  5. Szybkość znajdowania faktur, bo wszystkie są w elektronicznym archiwum.
  6. Łatwość sprawdzenia etapu, na którym znajduje się dokument.
  7. Możliwość stworzenia szczegółowych raportów z przetworzonych dokumentów oraz z zintegrowanych systemów.
  8. Mniej błędów oraz większa spójność informacji.
  9. Łatwy dostęp do ogromnej ilości przetworzonych danych w czasie rzeczywistym 24h na dobę. 
  10. Ułatwienia dla pracowników – szczególnie nowych – w zachowaniu ustalonych procedur działania oraz ich odpowiedzialność jest jasno określona.
  11. Większe bezpieczeństwo danych oraz ochrona przed ich utratą.
  12. Zwiększona kontrola i wzrost wydajność pracy.
  13. Zoptymalizowanie wszystkich procedur.
  14. Znaczne obniżenie kosztów oraz oszczędność czasu.
  15. Łatwiejsze skalowanie biznesu.

Dlaczego zarządzanie przepływem informacji jest takie ważne?

  1. Unikamy nieporozumień – każdy pracownik wie jakie zadania musi wykonać, ponieważ system uwzględnia poszczególne elementy, które muszą zostać zrobione.
  2. Porządek w dokumentach – mamy szybki i łatwy dostęp do przetworzonych danych.
  3. Koordynacja procesów – posiadamy wpływ na każdy element naszego biznesu.
  4. Harmonogram pracy – możemy w realny sposób ocenić długość projektów, nad którymi pracujemy.
  5. Dostęp do archiwum – mamy dostęp do ogromnej ilości danych z naszych przeszłych działań.

Elektroniczny obieg vs tradycyjny – liczby mówią same za siebie!

Proces

Tradycyjny obieg dokumentów

smartFlow

Księgowanie faktur

30-50 faktur na godzinę

120-200 faktur na godzinę

Przejście faktury od wejścia do zaksięgowania i zapłacenia

3 dni – 2 tygodnie

od kilkudziesięciu minut

Tworzenie oraz dystrybucja raportu kosztów dla działu

2 godziny/raport

1 minuta/raport

Jak wygląda proces w elektronicznym obiegu dokumentów na przykładzie smartFlow.

Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów smartFlow, rezygnujemy z chodzenia pracowników pomiędzy działami i szukania odpowiedniej osoby, rezygnujemy z ręcznego podpisywania i opisywania faktur, rezygnujemy z ręcznego wprowadzania faktur przez pracowników księgowości, jednym słowem uwalniamy mnóstwo zasobów i oszczędzamy czas, czyli pieniądze. Elektroniczny obieg wygląda następująco:

  1. Faktura jest wysyłana do firmy smartBusiness lub odbieramy ją osobiście.
  2. Wprowadzamy fakturę do systemu oraz wczytujemy i weryfikujemy dane elektroniczne.
  3. Przypisujemy osobę odpowiedzialną za opisanie dokumentu w systemie.
  4. Kierownik opisuje i zatwierdza fakturę kilkoma kliknięciami, widząc jej skan.
  5. Dyrektor zatwierdza fakturę do płatności jednym kliknięciem.
  6. Pracownicy księgowości kwalifikują koszt i eksportują fakturę do swojego systemu księgowego oraz do płatności.
  7. Faktury oraz cała ich historia dostępna jest w elektronicznym archiwum, wyszukiwanie ich sprowadza się do kilku kliknięć.

Całe przejście dokumentu w tym modelu może trwać nawet kilkadziesiąt minut, zyskujemy kontrolę nad wydatkami, wiemy, kiedy zbliżają się terminy płatności oraz gdzie dokładnie jest dana faktura, koniec ze spóźnionymi przelewami oraz telefonami od dostawców, a także biegania pracowników po firmie i szukania faktur.

Czy można zastosować to rozwiązanie w małej firmie?

Kilka lat temu zostało stworzone nowe rozwiązanie, na które mogą sobie pozwolić średnie oraz małe przedsiębiorstwa. Pojawienie się na rynku oprogramowania, które jest oparte na modelu SaaS, na zawsze zmieniło życie wielu przedsiębiorców. Zlikwidował on największą barierę, która stała przed mniejszymi przedsiębiorcami, czyli wkład finansowy na początkową inwestycję.

Aby uzyskać dostęp do elektronicznego obieg dokumentów w modelu SaaS, przedsiębiorcy płacą miesięczny abonament. Dzięki temu nie muszą płacić olbrzymich sum w celu stworzenia całego systemu od podstaw. Dodatkowo przedsiębiorca nie musi się martwić aktualizacjami systemu, zmianami prawnymi, bezpieczeństwem danych, ponieważ jest za to odpowiedzialna firma oferująca oprogramowanie.

Czy Twoja firma jest już gotowa na wdrożenie systemu workflow?

Na początku musisz zdać sobie sprawę, że elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko pojedyncze procesy, takie jak wprowadzanie faktur do systemu, czy podział obowiązków. Ogromne możliwości, jakie oferuje workflow, sprawia, że przed wdrożeniem systemu należy spojrzeć na swój biznes z szerszej perspektywy. 

Do całego procesu zaproś również członków swojej firmy i zapytaj się ich, jakie mają problemy, co zajmuje im dużo czasu, co według nich można zautomatyzować lub poprawić. Posiadając te wszystkie informacje, zaplanuj na nowo procesy w firmie, wybierz odpowiedni system workflow i zacznij wdrożenie.

Czym się kierować przy wyborze odpowiedniego oprogramowania do workflow?

Szukając systemu dla swojej firmy, musisz wziąć pod uwagę listę rzeczy, które chcesz wdrożyć w swojej firmie. Dostępne na rynku rozwiązania mają podobne możliwości, dlatego najważniejszymi cechami są elastyczność systemu i możliwości jego rozbudowy. Sprawdź, czy rozważane przez ciebie oprogramowanie stale się rozwija i podlega modyfikacji. Kolejnym elementem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest stopień skomplikowania systemu. 

Sprawdź koniecznie, z jakimi systemami zewnętrznymi jest zintegrowany określony workflow. Bardzo ważny jest odpowiedni przepływ informacji pomiędzy różnymi systemami, takimi jak CRM, ERP, czy Business Intelligence.

Pamiętaj jednak, że jest to tylko narzędzie, które daje wiele możliwości, ale tylko wtedy, kiedy wiesz, jak chcesz je wykorzystać. Efekty, jakie może przynieść Ci wybrany przez Ciebie system, będą w dużej mierze zależały od tego, jak zaplanujesz swój biznes i poszczególne procesy. Po wdrożeniu systemu przyglądaj się istniejącym procedurom i je optymalizuj.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie?

  1. Ustal potrzeby swojej firmy i wypisz, w jaki sposób chcesz wykorzystać workflow.
  2. Wybierz odpowiedni system oraz wykonawcę. Jest to bardzo istotny element, więc warto poświęcić na niego trochę czasu.
  3. Poinformuj kluczowych pracowników o zmianach, jakie zachodzą w firmie i poproś ich o wsparcie w trakcie wdrożenia oprogramowania.
  4. Przeszkol swoich pracowników i wytłumacz, w jaki sposób mają korzystać z nowego rozwiązania.

Elektroniczny obieg dokumentów to przyszłość, od której nie możesz uciec.

Tempo zmian i rozwój technologii jest błyskawiczny. Z każdym rokiem, firmy, które zwlekają ze wdrożenia takich rozwiązań IT, coraz bardziej oddalają się od konkurencji. Nie czekaj na moment kryzysowy w swojej firmie. Zaimplementuj najnowsze technologie w swoim biznesie już teraz, a sam będziesz zaskoczony rezultatami!

Zobacz nasze inne artykuły

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

10 Korzyści z Wykorzystania Najnowszej Technologii w Księgowości?

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, sposób pracy księgowych zmienił się diametralnie. Rozwój technologii sprawił, że wiele czynności jest już wykonywanych automatycznie, dzięki czemu księgowi nie muszą marnować czasu na m.in. na manualne wprowadzanie danych.Jakie są...

Jaki Jest Najlepszy Program Do Zarządzania Projektami?

Jaki Jest Najlepszy Program Do Zarządzania Projektami?

Niezależnie od wielkości firmy, jaką zarządzasz, kluczowe jest wybranie odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami w organizacji. Człowiek nie jest w stanie zapamiętać wszystkich wątków, które pojawiają się do wykonania każdego dnia. Dobrze wdrożony system do...

10 problemów, które zniszczą
Twoje biuro rachunkowe

Sprawdź czy dotyczą one również Ciebie!

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi na rynku?

Jeśli TAK, to zapisz się na nasz newsletter!