Większość komunikacji, którą odbywamy z klientami przez internet, dzieje się za pośrednictwem wysyłanych maili. Każdy z nas posiada skrzynkę mailową, jednak mało kto posługuje się nią efektywnie. W poniższym artykule podzielimy się z Tobą kilkoma wskazówkami, jak uporządkować swoją skrzynkę mailową oraz z których funkcji warto skorzystać, żeby w pełni wykorzystać potencjał, jakie oferuje nam Gmail.

Dlaczego warto uporządkować swoją skrzynkę mailingową?

  • Szybciej znajdziemy konkretne maile.
  • Z łatwością odseparujemy ważne wiadomości od mniej istotnych.
  • Zaoszczędzimy mnóstwo czasu i pieniędzy.
  • Nie zapomnimy o ważnych zadania i spotkaniach.
  • Unikniemy frustracji i chaosu.

Jakie błędy popełniają użytkownicy, korzystając ze skrzynek mailingowych?

Jak przyjrzymy się większości skrzynek mailingowych, to zauważymy długą listę wiadomości, które w żaden sposób nie są posegregowane. Zobaczymy tam maile odnośnie ofert, newslettery, informacje o projektach, zapytania od klientów, powiadomienia systemowe itp. Widząc tak dużą ilość różnych wiadomości, nie wiemy, od czego zacząć pracę i zaczynamy zajmować się kilkoma rzeczami naraz, co znacznie zmniejsza naszą produktywność.

Dodatkowo mało osób korzysta z kategoryzowania wiadomości, a nawet jak posiada kilka etykiet, to z nich nie korzysta lub nie robi tego w sposób regularny. Wtedy ponownie powstaje chaos w skrzynce mailowej, gdzie znalezienie konkretnego maila stanowi nie lada wyzwanie. 

Jedną z najczęściej stosowanych opcji jest łączenie wielu kont mailowych do jednej skrzynki. Jest to bardzo przydatna funkcja, jednak kiedy nie mamy uporządkowanej skrzynki mailingowej i zaczynamy dostawać na nią jeszcze więcej wiadomości, to nagle okazuje się, że straciliśmy kontrolę nad przychodzącymi mailami. 

Czasami pod jedno konto mailowe jest podpiętych kilka osób. Zazwyczaj nie ma jasno określone zasad odpisywania na maile i wtedy wiele wiadomości pozostaje bez odpowiedzi, ponieważ nikt nie czuje się odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi. Może się również zdarzyć, że klient otrzyma kilka odpowiedzi od różnych osób z naszej firmy, co zdecydowanie nie wygląda profesjonalnie.

Na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć przed organizacją skrzynki mailingowej?

  • Jakiego typu maile otrzymuje?
  • Co mogę zrobić, żeby każdy wątek mailowy został doprowadzony do końca?
  • Jakie konta mailowe mam podłączone i kto z nich jeszcze korzysta?
  • W jakim przypadku warto kasować maila, a kiedy należy je zachować?
  • Czy czytam newslettery, które otrzymuję?

Od czego zacząć organizację skrzynki mailingowej?

1. Utwórz etykiety

Jak już określisz jakiego typu maile otrzymujesz, to posegreguj je według odpowiednich etykiet i podrzędnych etykiet. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie kilka przykładów, w jaki sposób możesz zastosować je na swojej skrzynce mailowej.

  • “Obsługa klienta”, tutaj polecamy zastosować takie podrzędne etykiety jak: 

– “Wysłane zgłoszenie” – w tym miejscu możesz zamieszczać wszystkie maile, które otrzymasz od klientów

– “W trakcie realizacji” – jeśli pracujesz nad ofertą lub ktoś z członków Twojego zespołu pracuje nad rozwiązaniem zgłoszonego problemu

– “Zamknięte zgłoszenie” – warto zachować całą korespondencję ze wszystkich zgłoszeń, ponieważ przy ponownym kontakcie możesz sprawdzić, jak przebiegała cała relacja z danym klientem.

  • “Bieżące”, zamieszczane są tutaj wiadomości, które otrzymujesz praktycznie codziennie. Aby zachować porządek na skrzynce mailowej, to warto posegregować na:

– “Newsletter” – na pewno otrzymujesz wiele cyklicznych wiadomości od stron, w których zapisałeś/aś się na mailing. Jeśli wiadomości są dla Ciebie wartościowe i chcesz wrócić do tych materiałów, przenieś je do tej pod etykiety, w przeciwnym razie zalecamy wypisać się z bazy newsletterowej. W tym miejscu możesz również umieszczać pobrane e-booki lub jakieś wartościowe materiały, które chcesz przeczytać później.

– “Powiadomienia” – jeśli korzystasz z różnych narzędzi internetowych, to pewnie wielokrotnie otrzymywałeś powiadomienia, że ktoś dodał Cię do jakiegoś zadania, oznaczył w jakimś wątku itp. Są to najczęściej wiadomości wysyłane przez system, jeśli jakaś akcja została wykonana na danym portalu. Jeśli widzisz, że niektóre z nich Ciebie nie interesują, to zaloguj się do aplikacji i wyłącz określone powiadomienia, a resztę przenieś do tej podrzędnej etykiety lub ją usuń od razu po otrzymaniu.

– “Testy” – prawdopodobnie nie raz zdarzyło się Tobie sprawdzać, czy jakieś maile są wysyłane poprawnie, czy stopka się prawidłowo wyświetla lub, czy wszystkie linki działają prawidłowo w planowanym newsletterze. Jeśli z jakiegoś względu chcesz je zachować to umieść je tutaj.

– “Problemy” – niektóre programy wysyłają powiadomienia, że jakaś wcześniej ustawiona funkcja przestała działać. Warto wyodrębnić taką etykietę, ponieważ naprawienie błędu może zająć chwilę czasu, a w ciągu dnia nie zdążymy tego naprawić. Warto zaplanować sobie chwilę, żeby naprawić błędy systemowe.

  • “Firmy”/”Działy”/”Projekty” – jeśli zarządzasz kilkoma projektami, firmami, bądź nadzorujesz konkretne działy, warto wyodrębnić je w oddzielnej etykiecie
  • “Korespondencje” – tutaj powinny znajdować się wiadomości, które wymieniasz z innymi organizacjami w celu zamówienia usługi, produktu, ustalenia warunków przetargu, dofinansowania itp.
  • “Dokument i dostępy” – zamieszczaj tutaj wiadomości z załączonymi umowami oraz dostępami do kont. Docelowo wszystkie dokumenty powinno się przenieść na dysk do odpowiedniego folderu, ale warto również posiadać ich kopie na mailach.

Oczywiście to są tylko przykłady etykiet, jakie możesz zastosować. Istnieje nieskończona ilość możliwych kombinacji, w jaki sposób możesz ułożyć swoją skrzynkę mailową. Powyższy przykład miał na celu wyłącznie Ciebie zainspirować, jak może wyglądać prawidłowo zarządzana skrzynka mailowa.

2. Zastosowanie filtrów

Jest to bardzo przydatna opcja, szczególnie kiedy pod jedną skrzynką mailową masz podpiętych kilka różnych kont mailowych. Najczęściej dotyczą one kompletnie innych zagadnień, więc warto wykorzystać filtry, które automatycznie przeniosą wiadomości z konkretnego maila do określonej etykiety.

Warto je również zastosować w przypadku Newsletterów lub powiadomień, które często do nas przychodzą. Dzięki temu w głównym widoku od razu będziesz widział/a najważniejsze wiadomości i nie będziesz musiał/a ich przenosić ręcznie.

3. Kategorie wiadomości

Klikając w: “Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą” można skorzystać z automatycznego przydzielania wiadomości, w takie kategorie jak: Społeczność, Oferty, Powiadomienia i Fora. Osobiście odradzam korzystania z tej opcji, ponieważ praktycznie nikt nie sprawdza wiadomości, które trafiają do pozostałych kategorii. Zaczynamy gromadzić maile, których nie otwieramy. Jeśli wszystkie by trafiało do naszego głównego widoku, to szybko byśmy mogli wyłapać, które wiadomości należy usunąć, z jakich list należy się wypisać lub w jakich aplikacjach powinniśmy zmienić przychodzące notyfikacje. 

4. Dodatkowe oznaczenia

Gmail oferuje wiele różnych metod wyróżniania wiadomości. Do szczegółowego oznaczania maili polecamy stosowanie etykiet. Warto jednak czasami wykorzystać domyślną opcję w postaci żółtej gwiazdki, żeby wyróżnić najważniejsze wiadomości, które aktualnie znajdują się w skrzynce mailowej.

5. Wskaźnik poziomu osobistego

Jeśli posiadasz podłączonych kilka maili do swojej skrzynki mailowej, to warto skorzystać z opcji wskaźników poziomu osobistego. Dzięki temu od razu widzisz czy wiadomość przyszła bezpośrednio na Twojego osobistego maila, czy jesteś tylko jednym z odbiorców tej wiadomości. Dodatkowo możesz zobaczyć, czy wiadomość została wysłana na jakiegoś pobocznego maila, do którego jesteś podpięty, żeby mieć do niego wgląd, ale odpowiada z niego ktoś inny. Dzięki temu od razu zobaczysz, czy musisz sam/a odpowiadać na maila, czy ktoś się tym zajmie.

Przydatne funkcje w Gmailu

Dodatkowo chcemy się z Tobą podzielić kilkoma przydatnymi opcjami, jakie oferuje nam Gmail.

1. Stosowanie szablonów maili

Prawdopodobnie większość otrzymywanych pytań od klientów się powtarza. Pytają oni zazwyczaj o cenę konkretnej usługi, co dokładnie zawiera taka usługa, o dane do faktury itp. Szkoda tracić czas na ciągłe przygotowywanie takich samych odpowiedzi. Gmail ułatwił nam wysyłanie takich odpowiedzi, oferując możliwość zapisywania gotowych szablonów maili.

2. Planowanie terminu wysyłki maila

Zdarzyło się Tobie pracować do późna w nocy, ale nie chcesz, żeby klient widział, że wysłałeś/aś mu wiadomość o 2 w nocy? Teraz wystarczy jedynie kliknąć strzałkę, obok przycisku “Wyślij”, w którym pojawi się opcja: “Zaplanuj wysyłanie”, gdzie zaplanujesz konkretną datę i godzinę wysyłki maila.

 3. Możliwość sprawdzania kilku kont mailowych z jednej skrzynki

Tak, jak wcześniej wspominaliśmy w artykule, istnieje możliwość podpięcia kilku maili pod jedną skrzynkę mailową. Jest to bardzo przydatna funkcja, jednak przed podłączeniem należy zastanowić się, jak segregować maile, żeby na skrzynce nie zapanował chaos.

4. Ustaw automatyczną odpowiedź podczas swojej nieobecności

Jedziesz za granicę lub nie będzie Cię kilka dni w pracy? Ustaw odpowiedź, która zostanie automatycznie wysłana do osób, które napiszą do Ciebie maila. Warto tam wskazać również adres e-mail, na który można napisać, jeśli sprawa jest naprawdę pilna.

 

5. Zarządzanie korespondencją na czas nieokreślony

Jeśli na Twojego maila przychodzą ważne wiadomości, na które trzeba na bieżąco odpisywać, to możesz skorzystać z opcji, która umożliwia innym osobą do zarządzania Twoją skrzynką mailową.

6. Możliwość cofnięcia wysłanej wiadomości

Każdemu zdarzyło się wysłać maila z literówką lub zapomnieliśmy dodać ważny załącznik do wiadomości. Warto ustawić sobie w opcjach możliwość cofnięcia wysłanego maila, w postaci pop-upu, który pojawia się po wysłaniu wiadomości. Pamiętaj, że maksymalny czas, w którym możemy skorzystać z tej opcji to 30 sekund.

7. Odpowiedz wszystkim

Podczas wymiany wiadomości pomiędzy kilkoma użytkownikami warto skorzystać z przycisku “Odpowiedz wszystkim”. Dzięki temu nasz mail zostanie automatycznie wysłany do wszystkich osób, które uczestniczą w danym wątku.

8. Kolory etykiet

Warto również dodać do każdej etykiety jej indywidualny kolor. Dzięki temu jeszcze łatwiej będzie nam uporządkować maile. 

9. Autokorekta

Podczas pisania mailów często zdarza się zrobić literówkę lub w pisowni może pojawić się błąd. Takie wiadomości nie wyglądają profesjonalnie, ale można w bardzo prosty sposób temu zaradzić. Gmail oferuje automatyczne sprawdzanie pisowni, dzięki czemu z łatwością unikniemy takich pomyłek.

10. Podpis i zdjęcie profilowe

Komunikując się online, często nie wiemy, z kim wymieniamy się wiadomościami. Dodając swoje zdjęcie profilowe, przestajesz już być anonimowym użytkownikiem, a tym samym zyskujesz większą wiarygodność w oczach odbiorcy.

Dodanie podpisu, który będzie automatycznie dodawany do wysyłanego maila sprawi, że Twój odbiorca od razu wie z kim ma do czynienia oraz widzi dane, za pomocą których może się z Tobą skontaktować.

Wskazówki

 

Pamiętaj, żeby stworzyć sobie jak najprostsze reguły segregowania maili.  Mają one Ci ułatwiać pracę, a nie utrudnić. Najważniejsze jest regularne przenoszenie wiadomości do odpowiednich etykiet i trzymanie się wcześniej ustalonych zasad.

Zawsze staraj się, żeby Twoja skrzynka mailowa na koniec dnia była pusta. Wtedy możesz mieć pewność, że każdy klient dostał od Ciebie odpowiedź. Ewentualnie na głównym widoku powinny pozostać wiadomości, na które nie otrzymałeś/aś jeszcze odpowiedzi oraz takie, na które nie zdążyłeś/aś odpisać, a przygotowanie maila zwrotnego zajmie Ci więcej czasu, ponieważ musisz przygotować np. ofertę.

Jesteśmy przekonani, że jeśli zastosujesz, choć część wskazówek zawartych w tym artykule to znacznie ułatwisz sobie pracę na skrzynce mailowej. Daj znać w komentarzu, w jaki sposób ty uporządkowałeś/aś swoją skrzynkę mailową. Może Twój system segregowania maili przyda się komuś innemu 🙂

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły