Posiadając zespół prędzej czy później zaczniesz rozważać przejście na rozwiązania, które oparte są na chmurze. Rozwiązania Cloudowe, czyli tak zwane Chmury Obliczeniowe zaczynają być już standardem w większości firm zagranicznych. To rozwiązanie zaczyna być coraz bardziej popularne również w Polsce, ponieważ przy niskich kosztach można zwiększyć wydajność, elastyczność i skalowalność firmy.

Dlaczego warto korzystać z rozwiązań chmurowych?

Pierwszym atutem tych rozwiązań jest ich niski koszt. Kiedyś firmy potrzebowały oddzielnych pomieszczeń, w których znajdowały się specjalne komputery, na których były zapisywane dane. Zakup takiego sprzętu, utrzymanie go oraz koszt zatrudnienia specjalistów do obsługi sprawiał, że już na wstępnie przedsiębiorca ponosił bardzo duży wydatek. Teraz na rynku mamy dostęp do szerokiego wyboru systemów chmurowych, które umożliwiają nam już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie za użytkownika korzystanie z tego typu rozwiązań.

Od teraz członkowie zespołu nie muszą być w firmie, żeby mieć dostęp do wszystkich plików. Pracownicy po zalogowaniu do systemu mogą w każdym miejscu i o każdej porze uzyskać dostęp do niezbędnych danych. Jest to również świetne rozwiązanie dla firm, w których część pracowników pracuje zdalnie. Tym samym cała organizacja zyskuje niesamowitą elastyczność funkcjonowania. Powoli zaczynają zacierać się wszystkie bariery, z jakimi dotychczas musieli się mierzyć przedsiębiorcy.

Takie funkcje sprawiają, że firmy w prostszy sposób mogą skalować swój biznes i bez większych nakładów zwiększyć jego wydajność. Jeszcze kilka lat temu firmy mogły tylko pomarzyć o takich rozwiązaniach, a teraz są one dostępne dla każdego. Czas trwania wdrożenia takiego systemu w chmurze jest stosunkowo prosty i szybki.

Należy podkreślić, że w ten sposób przechowywane dane są znacznie bezpieczniejsze od trzymania na własnych serwerach.  Firmy, które oferują tego typu rozwiązania, stawiają na najwyższą jakość bezpieczeństwa, która jest bardzo często porównywalna z zabezpieczeniami bankowymi. Tym samym przedsiębiorstwa zyskują niezawodność systemu.

Wiele tego typu rozwiązań oferuje również w swoim pakiecie szereg dodatkowych funkcjonalności i usprawnień do firmy. Warto również wspomnieć, że dzięki rozwiązaniom chmurowym z łatwością można zintegrować się z wieloma różnymi systemami takimi jak np. CRM, do zarządzania projektami, komunikacji wewnętrznej.

Dlaczego w smartBusiness korzystamy z G-Suite?

Na rynku istnieje bardzo wiele rozwiązań. My bardzo szybko podjęliśmy decyzję, że chcemy skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje Google, czyli G-Suite.

Czym jest G-Suite?

To pakiet inteligentnych aplikacji od Google, które zostały stworzone specjalnie dla firm. Oferują one genialne rozwiązania do pracy grupowej i online. W swoim pakiecie oferuje kilkadziesiąt darmowych narzędzi oraz warto wspomnieć, że większość aplikacji zewnętrznych można z łatwością zintegrować z G-Suite.

Co zawiera G-Suite?

Ilość dodatków do całego pakietu jest bardzo duża, ale do najpopularniejszych narzędzi należy:

  • Gmail

Jest to najpopularniejsza skrzynka mailingowa. Jest bardzo intuicyjna, dba o bezpieczeństwo użytkowników i posiada wiele opcji, które pomagają uporządkować wszystkie maile. O tym jak zarządzać skrzynką mailingową oraz z jakich funkcji gmaila warto skorzystać, pisaliśmy szczegółowo w tym artykule: 15 Sztuczek, Jak Efektywniej Korzystać z Gmaila

  • Dysk Google

Pozwala zamieścić i posegregować wszystkie dokumenty oraz pliki firmowe. Już najniższym pakiecie otrzymujemy 30GB miejsca na każdego użytkownika. Dysk Google posiada bardzo zaawansowaną przeglądarkę, która z łatwością pozwala znaleźć pliki, których szukamy.

  • Kalendarz Google

Jest najlepszym kalendarzem, z jakim mieliśmy styczność.  Można zaplanować wydarzenie, w którym określasz, w jakim dniu ma się odbywać, w jakim przedziale czasowym oraz, czy chcesz ustawić powtarzalność tego spotkania. Dodatkowo do stworzonego spotkania można podłączyć Google Meet, które automatycznie tworzy nam pokój do wideokonferencji. 

Masz również możliwość dodania do niego opisu, załącznika, wyróżnienia kolorem, określenia lokalizacji oraz dodania gości do spotkania. W kalendarzu Google możesz mieć wgląd do kilku kalendarzy i mieć w nich różne uprawnienia. 

  • Dokumenty Google

Jest typowe narzędzie, w którym można tworzyć dokumenty. Posiada wszystkie podstawowe funkcje formatowania tekstu i dodawania różnych załączników. Jednak jego przewagą nad konkurencją jest zdecydowanie możliwość edytowania pliku przez kilka osób jednocześnie. 

Przydatną funkcją jest również możliwość podejrzenia historii zmian, jakie zaszły w danym dokumencie. Widzimy, co zostało zmienione, przez kogo i o której godzinie. Dodatkowo można dodawać komentarze do określonej części tekstu oraz sugerować zmianę tekstu. Ta druga opcja jest niezwykle przydatna jeśli chcemy wprowadzić w nim jakieś zmiany i nie chcemy tracić czasu na wyjaśnianie drugiej osobie, w jakim miejscu wprowadziliśmy poprawki.

Warto wspomnieć, że dokument dokonuje automatycznego zapisu w czasie rzeczywistym, więc nie musimy się martwić, że edytowany tekst nie zostanie zapisany. Można również włączyć auto zapis w trybie offline. Oczywiście można również udostępniać dokument, drukować go oraz zapisywać w różnych formatach.

Ciekawymi opcjami, o których nie każdy wie, jest na przykład tworzenie konspektu dokumentu. Dzięki temu można szybko poruszać się po całym dokumencie. Możemy również automatycznie przetłumaczyć cały tekst na inny język. Przydatną funkcją może również się okazać pisanie głosowe. 

Ostatnim dodatkiem, o którym chcemy wspomnieć, jest dodawanie odręcznego podpisu. Wcześniej taki dokument trzeba było wydrukować, podpisać ręcznie, a następnie ponownie zeskanować. Teraz możemy, to zrobić znacznie szybciej wstawiając podpis narysowany bezpośrednio w dokumencie.

  • Arkusze Google

To program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Posiada wszystkie podstawowe funkcje sortowania, obliczania oraz formatowania tekstu. Dzięki tym opcjom można go wykorzystać do kontroli finansów, analizy danych oraz wiele firm stosuje go w początkowej fazie jako CRM. Warto też zaznaczyć, że narzędzia Google również odczytują formaty popularnego pakietu Microsoft Office.

Najbardziej znany arkusz kalkulacyjny, czyli Excel z pakietu Microsoft Office posiada bardziej rozbudowane funkcje niż Google Sheets i umożliwia bardziej skomplikowane operacje, natomiast z doświadczenia wiemy, że takie zaawansowane funkcje są wykorzystywane w zasadzie tylko w kilku miejscach w firmie (księgowość, kontroling finansowy) i jeżeli organizacja osiągnie duże rozmiary. W takim wypadku możemy umożliwić korzystanie z Excela osobom, którym jest on niezbędny, a reszta pracowników bez problemów może korzystać z Google Sheets, ponieważ będzie mogła otworzyć pliki, tylko bez wykonywania skomplikowanych operacji, dzięki którym specjaliści doprowadzają swoje raporty do stanu końcowego.

Warto dodać, że poza wszystkimi niezbędnymi funkcjami, które są wymagane od arkusza kalkulacyjnego Google Sheets, ma możliwość zaprogramowania skryptów automatycznych. W smartBusiness wykorzystaliśmy tę możliwość do automatycznego przenoszenia danych pomiędzy arkuszami, które odbywa się w nocy całkowicie automatycznie, a wcześniej te dane ręcznie były przeklejane przez ludzi, co skutkowało błędami.

  • Prezentacje Google

Posiada wbudowany prosty edytor tekstu i obrazu, dzięki któremu szybko i w prosty sposób można utworzyć prezentację. Google udostępnia nam zestaw gotowych szablonów, z których możemy korzystać, ale warto również wspomnieć, że można stworzyć i zapisać własny szablon, który jest zgodny z wizualizacją marki firmy. Możesz skorzystać również z setek czcionek, funkcji dodawania audio, filmów, animacji itp.

Pod każdym slajdem można zapisać dodatkowo swoje notatki. Jeśli chcesz mieć do nich wgląd podczas wystąpienia, to warto skorzystać z opcji “Widok prowadzącego”, dzięki której widzisz na ekranie swojego komputera zarówno slajd, jak i notatki. 

Dodatkowo w tym panelu można przeprowadzić serię Q&A. Tę opcję można znaleźć w zakładce “Narzędzia dla odbiorców”. Gdy ją uruchomimy, na naszym slajdzie pojawi się pasek z unikalnym linkiem, którego odbiorcy mogą użyć, by zadać pytania.

  • Formularze Google

Na pewno wielokrotnie zdarzało się, że chciałeś przeprowadzić ankietę wśród swoich klientów, poznać opinię swojej grupy odbiorców, zebrać jakieś informacje potrzebne do wykonania swojej usługi lub przeprowadzić quiz albo test. W takim wypadku warto skorzystać właśnie z formularza Google. 

Po nadaniu nazwy i opisu formularza możesz przejść do tworzenia jego zawartości. Przede wszystkim możesz zaznaczyć które odpowiedzi są wymagana, a które nie. Po nadaniu pytania możesz ustalić, w jakiej formie ma zostać udzielona odpowiedź. 

Mamy do dyspozycji wiele form pozyskiwania informacji np. użytkownik może udzielić długiej lub krótkiej odpowiedzi, poprzez zaznaczenie jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru oraz rozwijanej listy. Kolejną opcją jest dodanie pola, w którym użytkownicy mogą zaznaczyć konkretną datę lub godzinę. Dodatkowo można wstawić skalę liniową, siatkę jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru.

Pytania można wyróżnić, dodając zdjęcie, wideo oraz sekcje. Bardzo ciekawą funkcją jest możliwość podzielenia respondentów w zależności od udzielonej odpowiedzi. Można również umożliwić użytkownikom przesyłanie własnych plików. Do wszystkich pytań można dodać dodatkowy opis oraz istnieje możliwość zaimportowania wszystkich pytań.

Niewiele osób wie, że formularz Google można również wykorzystać w formie quizu lub testu. Jest to możliwe dzięki przypisywania wartości punktowych do poszczególnych odpowiedzi. Google automatycznie sprawdza, czy test został prawidłowo uzupełniony i pokazuje wypełniającym wynik, który uzyskali. Dodatkowo można ustawić automatyczne wysyłanie certyfikatów dzięki Certify. Tworzy on nam arkusz kalkulacyjny, w którym dodaje otrzymany wynik test, co pozwala nam na sprawdzenie, kto otrzymał certyfikat.

Jak widzisz z pozoru bardzo prosty formularz Google, umożliwia nam bardzo wiele możliwości, z których warto skorzystać w swojej firmie. Po każdym uzupełnieniu formularza możemy otrzymywać powiadomienie mailowe oraz mamy wgląd do statystyk ze wszystkich udzielonych odpowiedzi.

  • Google Keep

Jest to bardzo proste narzędzie, które umożliwia tworzenie notatek tekstowych, dźwiękowych i z możliwością dodawania zdjęć oraz innych załączników. Można utworzyć notatkę z przypomnieniem opartym na lokalizacji oraz ustawić przypomnienie czasowe. Dzięki możliwości stosowania etykiet i używania kolorów można je z łatwością posegregować.

  • Diagrams.net

Stosunkowo mało osób korzysta z tego rozwiązania, a jest to bardzo przydatne narzędzie do tworzenia diagramów, które w prosty sposób mogą wyjaśnić np. w jaki sposób działa określony proces. 

  • Google Meet

Umożliwia nam szybkie zorganizowanie wydarzenia online. Jeśli część twojego zespołu pracuje zdalnie to z jego pomocą oraz Google Kalendarza możesz z łatwością zaplanować spotkania, które automatycznie utworzy pokój, gdzie możecie się spotkać. Można również bez problemu zaprosić osobę z zewnątrz, wysyłając jej link. Nie musi ona tworzyć żadnego konta, co jest znacznym ułatwieniem dla obu stron, korzystamy z tej funkcji do spotkań z naszymi klientami.

  • Google Czat

Wysyłanie maili na pewno nie jest najszybszym i najwygodniejszym sposobem komunikowania się ze swoim zespołem. Google Czat pomoże Ci szybko komunikować się ze swoimi pracownikami. 

  • Maile firmowe

Oczywiście Gmail dla firm oferuje również własny hosting poczty e-mail. Jako administrator możesz tworzyć również alianse mailingowe oraz zarządzać grupowymi kontami e-mail, dzięki którym możesz wysyłać wiadomości e-mail na jeden adres.

Jak wspomnieliśmy wcześniej to tylko kilka najważniejszych narzędzi, jakie oferuje nam G-Suite. Dodatkowo rozwiązania od Google posiadają bardzo wiele integracji z innymi rozwiązaniami chmurowymi, więc każdy może sobie stworzyć swój własny system pracy, wybierając elementy, które mu najbardziej odpowiadają. 

Dlaczego warto korzystać z Gmaila dla firm?

Lista wyżej wymienionych aplikacji i funkcjonalności, jakie oferuje G-Suite, w stosunku do ceny jest zdecydowanie bardzo korzystna. Każda z wyżej wymienionych aplikacji posiada w pełni funkcjonalną aplikację na telefon oraz wtyczki do przeglądarki internetowej. 

Są przystosowane do pracy grupowej, co znacznie usprawnia komunikację i szybkość wykonywanych zadań. Nie ma również problemów, żeby zaprosić do nich osoby spoza organizacji. Dodatkową wartością jest również możliwość wyeksportowania z każdego narzędzia pliku w różnych formatach. Warto też zaznaczyć, że narzędzia Google również odczytują formaty popularnego pakietu Microsoft Office, więc nie ma ryzyka, że nie będziemy mogli otworzyć jakiegoś rodzaju pliku.

Wszystkie aplikacje są ze sobą ściśle zintegrowane, co daje nam bardzo dużo możliwości. Google to jedna z największych firm na świecie, więc możesz być pewny, że ilość dostępnych funkcjonalności oraz aplikacji będzie się zwiększać. Warto wspomnieć, że wszystkie systemy posiadają szereg zabezpieczeń, więc możesz mieć pewność, że Twoje dane są bezpieczne. 

G-Suite to nie tylko zwykła usługa i zestaw narzędzi. Google stworzył cały ekosystem aplikacji, która może na zawsze zmienić Twój sposób myślenia i postrzegania całej organizacji.

Google robi wszystko, aby w maksymalny sposób umożliwić użytkownikom, jak najłatwiejszą wymianę informacji, komunikację, współpracę oraz dostęp do wszystkich zasobów firmy z każdego miejsca i urządzenia. Dzięki temu, że wszystko dzieje się w jednym środowisku masz znacznie większą kontrolę nad swoją organizacją, ponieważ możesz ustawić, co może wyjść poza firmę, a co ma w niej zostać.

Jak my wykorzystujemy G-Suite w smartBusiness?

Cała nasza korespondencja z klientami odbywa się za pomocą Gmaila. Dzięki wielu funkcjom można w bardzo prosty sposób uporządkować i zarządzać całą skrzynką mailową. 

Na Dysku Google znajdują się wszystkie dokumenty, pliki i materiały, które tworzymy w naszej organizacji. Dysk porządkujemy za pomocą folderów, do którego mają dostęp upoważnione do tego osoby. Oczywiście do zarządzania i edytowania plików stosujemy wcześniej wymienione narzędzia, które udostępnia nam Google. Dzięki temu niezależnie od tego, na jakim urządzeniu pracują członkowie naszego zespołu, posiadają oni dostęp do wszystkich plików z dowolnego miejsca na świecie 24/h. Dodatkowo nie muszą instalować żadnych programów, ponieważ wystarczy im przeglądarka oraz dostęp do internetu.

Część naszego zespołu pracuje zdalnie, więc zazwyczaj współpracujemy online. Nasza praca na pewno nie byłaby taka sprawna gdyby nie możliwości, jakie oferuje nam pakiet G-Suite. W Kalendarzu Google mamy zaplanowane nasze wszystkie spotkania firmowe na cały rok dzięki możliwości ustawienia cyklicznych wydarzeń. Dzięki temu, że jest on zintegrowany z Google Meet, nie musimy ręcznie tworzyć pokoju spotkań, tylko tworzy się on automatycznie. 

Podczas spotkań online bardzo często w jednym czasie pracujemy nad dokumentami, arkuszami i diagramami od Google. Jeśli chcemy wyjaśnić coś członkowi naszego zespołu, przydaje się możliwość udostępniania ekranu, jakie oferuje Google Meet. Oczywiście nad plikami pracujemy wspólnie również poza spotkaniami i w tym wypadku bardzo przydają nam się takie funkcje jak: dodawanie komentarzy, możliwość oznaczania współpracownika oraz sugerowanie zmian w pliku. 

Jeśli ktoś z naszego zespołu szykuje się do wystąpienia na wydarzeniu, to zawsze tworzy swoją prezentację w narzędziu od Google. Mamy już wgrany nasz szablon firmowy, więc każdy może bardzo szybko go edytować według własnych potrzeb, utrzymując przy tym standardy naszej spójności identyfikacji wizualnej marki. Cały zespół może ją sprawdzić i dać informację zwrotną co można w niej poprawić. Dzięki temu, że jest ona dostępna online, to można ją wyświetlić z dowolnego urządzenia i nie potrzebujemy instalować dodatkowego programu na komputerze. Jeśli jednak z jakieś powodu wiemy, że nie będziemy mieli dostępu do internetu, można ją wyeksportować w dowolnym formacie. 

Formularze Google bardzo często wysyłamy do naszych klientów w celu uzyskania informacji zwrotnej odnośnie naszej dotychczasowej współpracy. Przed rozpoczęciem prac nad jakimś projektem, systemem lub nową usługą zawsze tworzymy formularz i wrzucamy go na grupy tematyczne z prośbą o opinię, czy faktycznie spełniałby on potrzeby naszej grupy docelowej. Dzięki temu wiemy, czy warto rozpocząć nad nim pracę, czy lepiej porzucić dany projekt. Użytkownicy bardzo często sugerują funkcję, jakie powinien posiadać system, nad którym pracujemy, dzięki temu może być lepiej dostosowany go do potrzeb naszych przyszłych klientów. To narzędzie stosujemy również m.in. podczas wydarzeń które organizujemy w celu otrzymania informacji zwrotnej, podczas szkoleń wewnętrznych oraz aby uzyskać dane od klienta, żeby lepiej dostosować naszą usługę lub system do jego potrzeb.

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, wszystkie te narzędzia świetnie integrują się z innymi systemami. My połączyliśmy je z naszym programem do zarządzania projektami, czyli Asana i Jira oraz czasami wykorzystujemy je w Workplace, gdzie odbywa się nasza codzienna komunikacja.

Po tym artykule na pewno zdajesz sobie sprawę, jakie korzyści niosą ze sobą rozwiązania chmurowe. Oczywiście warto, żebyś wybrał takie rozwiązanie, które będzie pasowało do potrzeb Twojej firmy. My przedstawiliśmy Ci G-Suite, ponieważ sami z niego korzystamy oraz jest on na tyle uniwersalnym narzędziem, że można je zastosować we wszystkich organizacjach. Jeśli Ty również korzystasz z rozwiązania od Google, to podziel się w komentarzu, jakich aplikacji ty używasz ze swoim zespołem do swojej codziennej pracy!

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły