Na przestrzeni ostatnich kilku lat, sposób pracy księgowych zmienił się diametralnie. Rozwój technologii sprawił, że wiele czynności jest już wykonywanych automatycznie, dzięki czemu księgowi nie muszą marnować czasu na m.in. na manualne wprowadzanie danych.

Jakie są korzyści z korzystania z nowej technologii w księgowości?

  • Sposób przechowywania dokumentów.

Jeszcze całkiem niedawno wiele firm posiadało nawet oddzielne pomieszczenia na przechowywanie dokumentów. Nie był to najbardziej efektywny sposób, jednak nie istniały jeszcze wtedy inne rozwiązania. Dokumenty były wtedy narażone na zniszczenie, ciężko było szybko znaleźć konkretną fakturę oraz koszty były znacznie wyższe ze względu na utrzymanie oddzielnego pomieszczenia. 

Dzisiaj na szczęście wygląda to już zupełnie inaczej. Dzięki technologiom opartym na rozwiązaniach chmurowych większość firm decyduje się przechowywać dokumenty online. Dzięki temu księgowi mają łatwiejszy dostęp do faktur, dane są lepiej zabezpieczone oraz koszty ich utrzymania znacząco zmalały. To sprawia, że księgowi zyskują pełną kontrolę nad wszystkimi zamieszczonymi fakturami w systemie. 

  • Większa dostępność dokumentów.

Cyfryzacja dokumentów sprawiła, że zarówno księgowi, jak i przedsiębiorcy mają o wiele łatwiejszy dostęp do wszystkich faktur. Już nie trzeba specjalnie jechać do biura, żeby sprawdzić jakieś informacje. Teraz wystarczy jedynie dostęp do internetu, żeby mieć wgląd do wszystkich dokumentów 24h. 

Dodatkową korzyścią jest również możliwość bardzo szybkiego znajdowania konkretnych faktur. Dzięki zaawansowanym wyszukiwarkom można błyskawicznie znaleźć dokument, na którym nam zależy. W wielu firmach zdarzało się, że pracownicy poświęcali nawet kilka godzin na odnalezienie jednej faktury. Teraz ryzyko wystąpienia takiej sytuacji jest minimalne. 

  • Większe bezpieczeństwo danych.

Tak jak wcześniej wspomnieliśmy, przechowywanie dokumentów w fizycznej postaci jest bardzo ryzykowne. Faktury mogą zostać zgubione, zniszczone lub uszkodzone. Jeśli firmy decydują się na rozwiązania chmurowe, to takie ryzyko jest eliminowane. Przedsiębiorstwa, które świadczą takie usługi, przywiązują ogromną wagę do bezpieczeństwa przechowywanych danych. Takie rozwiązania bardzo często mają zabezpieczenia na poziomie banków.

  • Szybszy sposób dostarczania dokumentów.

Dzięki digitalizacji faktur uległ również zmianie sposób ich dostarczania. Przedsiębiorcy nie muszą już jeździć do księgowych, aby dostarczyć im dokumenty. Teraz mogą to zrobić nie wychodząc z firmy. Wystarczy, że wyślą skan faktury do biura rachunkowego lub działu księgowego. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, a księgowi szybciej otrzymują dane potrzebne do zaksięgowania. Dodatkowo coraz większa liczba firm automatycznie wystawia faktury online, dzięki czemu właściciele przedsiębiorstw nie muszą skanować części dokumentów, tylko od razu są w posiadaniu gotowego pliku do wysłania.

  • Większa efektywność pracy.

Księgowi już nie będą rozkojarzeni niepotrzebnymi czynnościami. Nie muszą już manualnie wprowadzać danych z faktur do systemu, bo dzięki systemom OCR informacje z dokumentów są automatycznie wczytywane do systemu księgowego. Dodatkowo mogą bardzo szybko znajdować konkretne faktury, a niektóre systemy w dużym stopniu ułatwiają cały proces księgowania. 

Coraz więcej systemów dostarcza coraz więcej funkcji, które ułatwiają również wykonywanie płatności oraz kontrolę kosztów. Niektóre dodatkowo zbierają w jedno miejsce dane, które w znacznym stopniu ułatwiają tworzenie sprawozdań finansowych. 

  • Pracownicy mogą się rozwijać.

Te wszystkie usprawnienia sprawią, że księgowi w końcu mają możliwość rozwijać swoje kompetencje. Czas, który zaoszczędzili dzięki rozwiązaniom, które oferuje im najnowsza technologia, sprawił, że mogą poświęcić go na zdobywanie nowej wiedzy. Dzięki temu będą w stanie dostarczyć większą wartość swoim klientom.

  • Księgowi dostarczają większą wartość dla klientów.

Warto również wspomnieć, że najnowsze rozwiązania technologiczne usprawniły kontakt z klientem. Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają tworzenie kont o ograniczonych uprawnieniach dla klientów, którzy mogą wymieniać się informacjami z księgowymi za pomocą dodawania komentarzy do zamieszczonych faktur. To sprawia, że jest o wiele mniej nieporozumień i wiele spraw można załatwić znacznie szybciej.

Od teraz klienci mogą mieć wgląd, do tego co się dzieje z ich dokumentami. Dodatkowo niektóre systemy umożliwiają wygenerowanie m.in. raportów kosztowych, które normalnie musiałyby być przygotowane ręcznie przez pracownika. Takie dane są generowane automatycznie i są o wiele dokładniejsze, ponieważ bazują tylko na rzeczywiście powstałych kosztach.

  • Zmiana przepisów prawnych.

Państwo co roku wprowadza zmiany w przepisach prawnych, które mają zachęcić przedsiębiorców do cyfryzacji całej dokumentacji. Coraz więcej spraw urzędowych można załatwić przez internet. Wprowadzenie możliwości elektronicznego podpisu i profilu zaufanego sprawiło, że już niedługo większość czynności rozliczeniowych będzie można załatwić online.

  • Oszczędność czasu i pieniędzy.

Wszystkie wyżej wymienione korzyści sprawiają, że zarówno księgowi, jak i klienci ponoszą o wiele mniejsze koszty oraz oszczędzają mnóstwo czasu, który mogą wykorzystać na bardziej produktywne czynności. Wpływa na to m.in. sposób przechowywania i dostarczania dokumentów, automatyczne wprowadzenie danych do systemu, generowanie gotowych raportów, szybkość przepływu danych.

  • Szybszy rozwój firmy i większa skalowalność biznesu.

Te wszystkie czynniki długoterminowo mocno wpływają na sytuację finansową i rynkową firmy. Odpowiednie wykorzystanie najnowszej technologii może w znacznym stopniu wpłynąć na lepsze funkcjonowanie biznesu.

Oczywiście to dopiero początek cyfryzacji księgowości. Na rynku co roku pojawiają się nowe rozwiązania, które w znacznym stopniu ułatwiają pracę księgowym. To wszystko sprawia, że księgowi mogą zająć się bieżącą obsługą klientów i dostarczać im prawdziwą wartość w postaci doradztwa.

Jak my wykorzystujemy najnowszą technologię w księgowości w smartBusiness?

 

Bardzo dobrze jest nam znana branża księgowości, ponieważ stworzyliśmy kilka rozwiązań, które w znacznym stopniu usprawniają procesy księgowe naszym klientom oraz oczywiście codziennie sami stosujemy je w naszej firmie.

  • Dlaczego postanowiliśmy stworzyć własne rozwiązania, które usprawniają procesy księgowe?

Naszym głównym powodem była bardzo mała elastyczność większości systemów księgowych. Każdy, kto pracuje w księgowości, zdaje sobie sprawę, że zmiana aktualnego systemu księgowego trwa mniej więcej od 6 do 12 miesięcy. Cały proces jest bardzo kosztowny i czasochłonny. Niestety nikt nie jest w stanie przewidzieć, który system będzie systematycznie usprawniał swoje oprogramowanie, a który nie. Bardzo ciężko jest zminimalizować takie ryzyko. Dodatkowo bardziej zaawansowane systemy są bardzo drogie w utrzymaniu. 

Dlatego stworzyliśmy rozwiązania, które znacznie optymalizują procesu księgowe, a do ich stosowania nie trzeba zmieniać całego systemu księgowego. Czas trwania wdrożenia naszych systemów jest bardzo krótki i trwa najczęściej maksymalnie do miesiąca od podpisania umowy. Pamiętaj, że tak naprawdę nie musisz wiele zmieniać w swojej firmie, jak w przypadku innych rozwiązań. Dodatkowo koszt korzystania z naszych usług jest bardzo korzystny. Ile kosztuje korzystanie z naszego systemu, możesz sprawdzić TUTAJ.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak działa nasz system, to polecamy przeczytać ten artykuł: Dowiedz się, JAK CAŁKOWICIE odciążyć swoich pracowników od wprowadzania faktur do systemu!

  • Jakie posiadamy systemy do usprawnienia procesów księgowych?

1. smartFlow (elektroniczny obieg dokumentów)

Wdrażamy u naszych klientów elektroniczny obieg dokumentów, który wspomaga i optymalizuje cały proces księgowania dokumentów. Nasz system OCR automatycznie odczytuje dane z dokumentów, później są one weryfikowane przez smartBusiness, a następnie faktury idą zgodnie z wybranym modelem przez przedsiębiorstwo (przeczytasz o tym tutaj: wpis dla biur rachunkowych, a tutaj znajduje się artykuł dla wewnętrznych działów księgowych)

Zostanie on zintegrowany z Twoim systemem księgowym tak, że cały proces księgowania odbywa się w smartFlow za pomocą kilku kliknięć. Jak wygląda księgowanie dokumentów za pomocą naszego systemu, możesz przeczytać, klikając TUTAJ, a w jaki sposób są mapowane pola do Twojego systemu księgowego TUTAJ.

smartFlow - elektroniczny obieg dokumentów

2. smartPay (zbiorcze przelewy)

Czas wykonania jednego przelewu zajmuje około 2 minut. Niektóre firmy przeznaczają nawet kilkanaście godzin miesięcznie na opłacenie zwykłych faktur. Dzięki integracji ze smartFlow będziesz w stanie zrobić nie jeden, ale wszystkie przelewy w 2 minuty. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działa nasz system, to koniecznie przeczytaj TEN WPIS.

smartControl - kontrola kosztów w firmie

3. smartControl (kontrola finansów)

Przygotowywanie raportów kosztowych nigdy nie był takie proste! Od teraz masz wgląd do wszystkich kosztów w swojej firmie w czasie rzeczywistym, ponieważ dane kosztowe trafiają do smartControl jeszcze przed zaksięgowaniem dokumentu w systemie księgowym. Więcej o naszym rozwiązaniu dowiesz się z artykułu: Jak skutecznie kontrolować wydatki w swojej firmie?

smartPay - zbiorcze przelewy

Wszystkie nasze rozwiązania są ze sobą ściśle zintegrowane, więc dane płynnie przechodzą pomiędzy systemami. Dzięki temu możesz w pełni zyskać kontrolę nad wszystkimi dokumentami w swojej firmie. Ciągle ulepszamy nasze systemy, więc jeśli brakuje Ci jakiejś funkcjonalności, to napisz do nas TUTAJ. 

Jak widzisz najnowsze technologie w znacznym stopniu usprawniają wiele procesów w księgowości. Digitalizacja dokumentów to jest przyszłość, od której nie da się uciec. A Tobie jakie funkcje w szczególności przydały się w Twojej firmie? A może szukasz jakiegoś rozwiązania, a nie znalezłeś/aś go w aktualnych systemach, które są dostępne na rynku?

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły